L'organisation autogérée est un modèle d'entreprise que de plus en plus d'entreprises adoptent. Peut-être les dirigeants, les managers et/ou les PDG ont-ils compris que la main-d'œuvre a lentement évolué depuis la pandémie. Cela étant dit, qu'est-ce qui a poussé de nombreux dirigeants à adopter un tel modèle ?

La réponse est simple, mais assez complexe à mettre en œuvre, ou même pour de nombreuses organisations traditionnelles, à comprendre et à changer réellement. 

En vérité, les Millenials et la génération suivante cherchent à travailler pour des organisations qui partagent leurs valeurs - ils veulent se sentir appréciés, vus et valorisés ; ils veulent travailler pour une équipe et une organisation qui a une raison d'être et, par la suite, qui a un impact sur le monde. 

Cette nouvelle méthode de travail consiste plutôt en une équipe de personnes guidées par un cadre d'objectifs, d'étapes et de projets, mais capables d'opérer dans ce cadre comme elles l'entendent - en travaillant de manière autonome et en prenant des décisions.  

Dans cet article, nous partageons donc un guide sur la manière d'organiser des réunions efficaces pour les organisations autogérées qui souhaitent participer au changement au sein de la main-d'œuvre. Et vous pouvez le faire encore plus efficacement avec Holaspiritune plateforme qui offre d'excellents outils pour pratiquer l'agilité, Holacracy et d'autres méthodologies de travail qui s'adaptent à votre organisation - quelle que soit sa taille !

#1 Fixer un objectif pour la réunion

Avec tant de choses à faire et si peu de temps à disposition, vous souhaitez que votre réunion soit aussi productive et efficace que possible. C'est pourquoi vous devez décider de l'objectif de la réunion dès le début de sa planification et en faire un point central.

Vous pouvez ainsi informer les participants à la réunion de l'objectif de cette rencontre planifiée et les faire participer :

• savoir à quoi s'attendre
• comprendre l'importance
• réfléchir aux meilleurs moyens de contribuer
• comprendre si la réunion est étroitement liée à leur rôle ou à leur service

👉 Exemple : Disons que l'objectif de la réunion est de trouver des idées pour la nouvelle campagne de médias sociaux. Les membres de l'équipe marketing sauront qu'il est de leur devoir de prendre les devants et de faire valoir leur expérience et leur expertise. Les autres pourront les aider à trouver les meilleures idées.

Si l'objectif de la réunion est clair, tous les participants seront en mesure de se préparer et de contribuer de la meilleure façon possible.

#2 Entretenir une culture de communication ouverte

Vous voulez que chaque membre de votre organisation autonome soit pleinement conscient de son rôle unique et se sente apprécié. C'est pourquoi vous ne pouvez pas laisser l'un des membres de l'équipe prendre le contrôle total de la réunion et imposer ses croyances ou ses conclusions.

Il convient donc de fixer des règles de base et de privilégier une communication ouverte :

• tout le monde est invité à s'exprimer et à proposer des idées
• les gens doivent respecter le temps de parole de chacun
• les gens sont encouragés à dire ce qu'ils pensent

Une communication ouverte et encourageante permet à chacun de donner le meilleur de lui-même.

💡 Choix de l'article : Comment le leadership influe-t-il sur la performance de l'équipe ?

#3 Avoir un facilitateur

Même si vous organisez une réunion au sein d'une organisation autonome, vous avez besoin d'un animateur qui veillera au bon déroulement de la réunion. 

Plus de 70 % des personnes interrogées dans le cadre d'une étude récente estiment que le fait qu'une personne domine la conversation est l'un des plus grands défis à relever lors des réunions. Le facilitateur n'est donc pas là pour décider qui doit parler et pendant combien de temps. Au contraire, ces réunions doivent être inclusives et respectueuses de chacun.

👉 Le rôle du facilitateur est de :

• préparer un ordre du jour et l'envoyer avant la réunion
• préparer la documentation, les données et les informations nécessaires
• annoncer les points à traiter et ouvrir la discussion
• contrôler le moment de la réunion

Assurez-vous que l'animateur est formé pour diriger une réunion de manière équitable et aider tout le monde à respecter les règles que vous avez fixées au préalable.

#4 Inclure des éléments visuels

Une réunion efficace est une réunion où tout le monde est sur la même longueur d'onde et sait de quoi chacun parle. Dans la plupart des cas, les supports visuels peuvent aider les participants à être plus attentifs et à assimiler plus facilement les idées et les concepts abordés.

Ainsi, même si le sujet de la réunion n'est pas étroitement lié au domaine d'expertise d'une personne, celle-ci peut toujours être active et apporter ses idées.

Vous pouvez créer un certain nombre de visuels différents qui vous aideront :

• données actuelles
• introduire de nouveaux concepts
• expliquer des processus ou des notions complexes

Vous pouvez créer des documents visuels ou simplement les inclure dans une présentation que l'animateur contrôlera au fur et à mesure de l'avancement de la réunion. De nombreux services de rédaction de contenu comme Trust My Paper peuvent vous aider à améliorer la partie écrite de la présentation afin que vous sachiez que vous maîtrisez la situation. Quoi qu'il en soit, cela contribuera à maintenir la réunion sur la bonne voie.

#5 Soyez bref

Il faut ensuite veiller à ce que la réunion soit courte mais efficace. Vous ne voulez pas qu'elle s'éternise et les participants doivent être conscients du temps limité dont vous disposez pour parvenir à une conclusion ou résoudre un problème ensemble.

Vous devez donc :

• informer les participants de la durée de la réunion
• leur demander de rester simples et concis

En outre, vous devez vous assurer qu'un délai est fixé pour chaque point de l'ordre du jour. Avec un calendrier précis, les participants seront plus motivés pour ne prendre la parole que lorsqu'ils auront quelque chose de vraiment important à dire et qu'ils sauront qu'ils peuvent apporter leur pierre à l'édifice. 

De même, des réunions courtes mais fréquentes permettront à chacun d'être présent et de donner le meilleur de lui-même.

#6 Clôture de la procédure

Enfin, pour qu'une réunion soit efficace, il faut qu'elle soit clôturée et qu'elle aboutisse à un résultat positif. C'est pourquoi le facilitateur doit être très attentif à ce que chacun dit et éventuellement prendre des notes.

Une fois la réunion terminée, le facilitateur devra résumer toutes les conclusions majeures auxquelles vous êtes parvenus ensemble et présenter ainsi les résultats du travail acharné de chacun.

Cela renforcera le sentiment d'appartenance et de travail d'équipe chez toutes les personnes impliquées et leur permettra de quitter la réunion avec l'impression d'avoir fait quelque chose de productif et de bon pour l'organisation.

#7 Confirmer les nouvelles responsabilités

À la suite de votre réunion, les personnes concernées prendront les mesures convenues. Il est important que vous atteigniez votre objectif et que vous confirmiez les nouvelles responsabilités de toutes les personnes concernées. 

Il est à espérer que tous les membres de l'équipe prendront l'initiative et s'attribueront les nouvelles tâches et fonctions qui guideront tout le monde vers l'objectif commun. 

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📈 Comment créer une réunion efficace avec Holaspirit ? 

Étape 1 Créer votre réunion

👉 Vous pouvez spécifier votre type de réunion, avec qui (équipe) et une brève description.

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#2 Faire le point avec tout le monde

👉 un excellent outil pour s'assurer que tout le monde est présent et que chacun peut contribuer à la réunion. 

#3 Importez vos tensions (si vous en avez !)

👉 Il s'agit d'une étape cruciale car une fois que vous aurez importé vos tensions de votre boîte de réception, elles apparaîtront dans l'agenda, prêtes à être discutées avec le reste de l'équipe. 

#4 Discutez de votre agenda !

👉 C'est à ce moment de la réunion que vous pouvez vraiment exprimer vos tensions, vos victoires, vos questions, etc. Et c'est un excellent moyen d'entamer un dialogue pour résoudre, valider ou rejeter.

Projets #5 

👉 Il est important de discuter de vos projets en cours afin de tenir tout le monde informé de l'état d'avancement du projet et de ses processus.

#6 Gros plan

👉Chacun peut dire‍ un petit quelque chose sur la réunion, les sentiments et les résultats .

#7 Obtenez votre rapport complet 

👉 Un outil formidable pour organiser des réunions en temps réel avec un rapport final sur ce qui s'est passé. Une excellente fonctionnalité pour garder tout sur la bonne voie, organisé et transparent au sein de l'organisation. 

Réflexions finales

Organiser une réunion efficace au sein d'une organisation autonome peut sembler compliqué, voire intimidant au premier abord. Mais avec une bonne préparation et une bonne planification, vous pouvez faire de toutes vos futures réunions un succès. 

Les conseils que nous avons partagés ci-dessus vous aideront à rassembler toutes les personnes autour d'une même idée et à les faire contribuer à la réunion de manière active et respectueuse. Commencez à les appliquer dès aujourd'hui !

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