Niceshops partage son expérience avec Holaspirit

Niceshops GmbH est une société autrichienne de commerce électronique d'envergure internationale dont le siège se trouve à Saaz, en Styrie, et qui possède des bureaux à Graz, Vienne et Ulm. L'entreprise exploite une quarantaine de portails de vente différents, soit un total de 341 boutiques en ligne internationales. 

Avec plus de 500 employés au sein de l'organisation et en pratiquant un mélange de méthodes pour renforcer l'auto-organisation - leurs influences sont : 

• Sociocratie (avec des éléments mineurs de Holacracy)
• Auto-organisation agile
• Leadership collégial du développement organisationnel
• Gestion systémique

Mais comment l'organisation parvient-elle à apporter transparence et structure avec des équipes réparties dans différents sièges ? Nous nous sommes entretenus avec l'équipe de Niceshops pour discuter brièvement de la manière dont Holaspirit a été d'une grande aide pour l'organisation et les équipes.

Nous avons demandé à l'équipe quels étaient les défis/problèmes qu'elle devait résoudre avant de trouver Holaspirit.

"L'organisation a rencontré des difficultés pour visualiser son organisation flexible et adaptative de manière appropriée à l'aide d'organigrammes classiques. En particulier, il a été difficile de trouver un moyen de décrire clairement si les collègues travaillaient dans des départements différents. 

Un autre défi majeur a été de faire preuve d'une grande transparence dans la répartition des tâches au sein de l'organisation, qui a connu une croissance considérable au cours des deux dernières années, passant de 50 à 500 personnes".

Nous avons demandé à l'équipe quelles étaient les tendances dans leur secteur qui ont poussé l'organisation à utiliser Holaspirit, ils ont ajouté : "La principale tendance à laquelle nous ferions référence est la nécessité d'être très adaptatif en termes d'évolution de notre organisation sous la pression du monde VUCA qui nous entoure. Être capable d'adapter constamment l'organisation en fonction des changements dans notre marché."

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Lorsqu'on leur demande quelles sont les fonctionnalités de Holaspirit qui ont contribué au succès de la résolution des anciens problèmes de leurs équipes/organisations, ils répondent : "Nous avons commencé de manière assez expérimentale à un niveau très basique. Ainsi, la possibilité de créer des rôles et des cercles et de les décrire de manière très précise était déjà un grand pas en avant pour nous." 

"Le cadre des rôles et des cercles de Holaspirit nous a aidés à rester concentrés et à décrire l'objectif et les responsabilités de chacun de nos rôles et de nos cercles. Le niveau de transparence que nous avons maintenant est énorme. Chaque collègue de l'organisation a accès à tous les rôles et cercles actuels à tout moment.

💡Comment pouvez-vous commencer à structurer votre organisation ? 

• Commencez par donner de la visibilité à votre organisation en structurant vos équipes par cercles et sous-cercles. 
• Ajoutez les rôles et les responsabilités de chaque membre afin de documenter qui fait quoi et d'éviter tout malentendu. 
• Personnalisation des couleurs : apportez de la gaieté à votre panneau grâce aux options de personnalisation des couleurs proposées par Holaspirit. 

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Nous avons demandé à Niceshops quelles étaient les fonctionnalités les plus utilisées qui ont aidé leurs équipes à faire preuve d'agilité.

"Nous utilisons intensivement les rôles, les cercles et les domaines à des fins de développement organisationnel. Les responsables de cercles élaborent des prototypes de nouveaux rôles ou cercles et les 'activent', ce qui signifie qu'ils sont communiqués lors d'une réunion spécifique. 

Par ailleurs, nous avons commencé à utiliser la toute nouvelle fonction "OKR" dès la première itération. Elle aide beaucoup les cercles à rendre leurs objectifs à venir transparents et mesurables." 

📈 Comment commencer à aligner la finalité de l'organisation sur les objectifs de l'équipe avec Holaspirit ?

• Alignez les OKR de votre cercle sur les OKR de l'entreprise pour voir comment vos objectifs contribuent à l'objectif général.
• Définissez votre objectif et commencez à suivre vos actions et à mesurer vos progrès. De plus, Holaspirit vous aide à construire un arbre d'objectifs directement à partir de la vue hiérarchique.
• Vous pouvez fixer un calendrier pour chaque OKR et, lorsque vous créez ou modifiez un OKR sur Holaspirit, vous pouvez lier un OKR à un autre OKR à partir de n'importe quel cercle. 
• Si vous pensez en cours de route que certains objectifs ne sont pas réalisables ou pas assez réalistes, fixez-en de nouveaux et changez de vitesse. 

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Quelle a été la caractéristique, le service ou la chose la plus impressionnante que Niceshops a eu avec Holaspirit ?

"L'une des caractéristiques les plus remarquables n'est en fait pas une caractéristique - il s'agit de l'incroyable assistance à la clientèle. Les temps de réponse et la qualité des réponses sont exceptionnels. À cet égard, j'apprécie également le fait que les demandes de fonctionnalités soient prises au sérieux et qu'il semble que l'équipe produit envisage avec beaucoup d'attention l'intégration de nouvelles fonctionnalités dans le produit.

Par ailleurs, j'apprécie la visualisation du graphique, avec la possibilité de faire un zoom avant et arrière. En général, la navigation est assez facile et au moins les fonctions de base sont assez accessibles et faciles à utiliser".

Niceshops a suivi quatre semaines de transformation avec Holaspirit. Ils sont convaincus qu'il faut tout mettre en œuvre pour gagner : "Nous avons choisi de nous lancer directement à partir de zéro. Pas de plan de transformation à long terme. Cela fonctionne parce que niceshops a une forte tendance à s'engager dans des expériences. Ainsi, l'itération initiale de la mise en œuvre n'a pris que quatre semaines environ.

🗒 Mais quels sont les conseils que l'équipe de Niceshops pourrait donner aux nouveaux utilisateurs de Holaspirit ? 

 "Utilisez vos organigrammes actuels et "dessinez"-les différemment dès le départ. Visualiser l'organisation en cercles crée déjà un sentiment différent. Ensuite, utilisez de manière itérative de plus en plus de fonctionnalités en fonction de la méthodologie que vous utilisez. Ce qui est génial avec Holaspirit, c'est sa flexibilité à la fin".

Parlez-nous sur vos projets et apportez de la transparence avec Holaspirit

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