47 % des salariés se plaignent que les réunions leur font perdre le plus de temps au travail et 45 % se sentent dépassés par le nombre de réunions auxquelles ils assistent.
Booqed, qui a dirigé l'étude à l'origine de ces résultats en 2020, estime que "le problème n'est parfois pas le temps passé en soi, mais l'utilisation inefficace de ce temps".
L'article suivant rassemble les meilleures stratégies pour se débarrasser des réunions improductives et inclut trois modèles d'ordre du jour de réunion que vous pouvez télécharger gratuitement et utiliser dès aujourd'hui.
Voici un bref aperçu de ce que nous allons couvrir :
● Combien d'argent perdez-vous chaque fois que vous organisez une réunion inefficace ?
● Comment savoir si vous avez besoin d'une réunion ?
● Qui doit participer à la réunion ?
● Comment maximiser l'intelligence collective sans tomber dans le piège du consensus et de la lenteur de la prise de décision ?
● Y a-t-il quelque chose que vous devriez faire différemment maintenant que la plupart des réunions se font à distance ?
● Comment vous préparez-vous à une réunion ?
● Que pouvez-vous faire pour vous assurer que les réunions se traduisent par des actions ?
Les réunions ont une très mauvaise réputation. À la simple suggestion d'organiser une réunion, les gens grimacent, se plaignent et évoquent d'autres obligations.
Alors que la culture d'entreprise accorde une grande importance à l'efficacité, les réunions semblent être le seul domaine où le gaspillage est accepté.
À l'heure où de nombreuses réunions se déroulent en ligne, d'autres éléments peuvent nuire à la productivité des réunions. Par exemple, le fuseau horaire et l'environnement ont un impact sur les performances individuelles lors des réunions.
La technologie ayant amélioré notre capacité à nous connecter, nous convoquons encore plus de réunions.
Alors que le nombre de réunions a augmenté, la productivité des réunions semble avoir diminué. Rien qu'aux États-Unis, les réunions inutiles coûtent 37 milliards de dollars par an aux entreprises américaines.
Nous passons tellement de temps en réunion que la HBR a mis au point un calculateur de coût de réunion en ligne !
Outre le temps réel passé en réunion, il existe des coûts d'opportunité et des efforts de programmation qui suggèrent que les coûts des réunions sont encore plus élevés que ce qui est estimé.
L'enquête de Booqed sur les données relatives aux réunions montre que non seulement les réunions sont coûteuses, mais que la plupart des gens n'obtiennent rien de significatif en échange de leur temps.
Près de la moitié des personnes qui participent à des réunions estiment que les réunions sont celles qui leur font perdre le plus de temps au travail. Près de la moitié des salariés interrogés se sentent dépassés par le nombre de réunions auxquelles ils doivent assister.
Comment pouvez-vous, vous et votre organisation éviter une mauvaise gestion, un faible engagementet les réunions sans but ?
Une planification réfléchie et de bons outils de collaboration peuvent contribuer grandement à la préparation des réunions.
Une réunion réussie comporte 5 ingrédients clés :
(1) elle commence par un objectif de réunion clair,
(2) les participants à la réunion interagissent les uns avec les autres,
(3) l'animateur de la réunion fait avancer les choses,
(4) la réunion se termine à l'heure,
(5) avec tout le monde sur la même longueur d'onde et un plan d'action clair.
Votre équipe peut éviter de perdre du temps en appliquant ces cinq éléments par une approche réfléchie avant, pendant et après les réunions.
Vous trouverez également ci-dessous des ordres du jour et des listes de contrôle facilement personnalisables, qui fonctionnent aussi bien dans une salle de réunion physique que virtuelle.
Mais comment savoir si une réunion est nécessaire avant de l'organiser ?
La réunion hebdomadaire à laquelle vous assistez tous depuis six mois a certainement une certaine valeur, n'est-ce pas ?
Peut-être pas.
Une approche audacieuse consiste à annuler purement et simplement toutes les réunions du personnel!
Ensuite, votre équipe peut réévaluer si telle ou telle réunion régulière était vraiment nécessaire.
Pour une approche moins radicale, considérez ceci chaque fois que vous planifiez une nouvelle réunion :
Les réunions ne doivent pas servir à obtenir des félicitations pour des ventes importantes ou à annoncer des changements de politique.
Vous souhaitez faire une présentation ou partager des mises à jour régulières ?
Dans ces cas, l'information est communiquée par courrier électronique ou par lettre d'information.
Les réunions doivent être utilisées lorsqu'il est nécessaire d'interagir et d'échanger des informations.
Si l'équipe doit aborder des questions et examiner des points ensemble, une réunion doit être organisée.
Si vous n'êtes pas encore sûr, ce tableau vous aidera à éliminer les réunions inutiles.
S.O.S. Fantômes !
Non, sérieusement, maintenant que vous avez déterminé qu'un échange d'idées est nécessaire lors d'une réunion, essayez de choisir le plus petit nombre de participants.
Plus le nombre de personnes est réduit, plus l'échange d'idées est efficace.
Quels sont les avis, l'expérience et les connaissances qui seront utilisés pour atteindre l'objectif de la réunion ?
Cette question peut guider votre liste de participants.
Si vous utilisez Holaspirit par exemple, il est facile de voir les membres du groupe à l'intérieur d'un cercle pour identifier qui doit participer à l'appel.
Le logiciel permet de décider facilement qui doit être invité à une réunion. Comme les groupes sont organisés et que les tâches sont claires, il est plus facile de déterminer les membres à inviter.
Au sein de la célèbre entreprise Amazon, les réunions sont volontairement restreintes. Jeff Bezos, PDG d'Amazon, a inventé la règle des deux pizzas pour les réunions, car deux pizzas devraient suffire à nourrir les participants.
Certains cadres ne participeront pas à une réunion d'affaires sans ordre du jour. Une fois que vous avez décidé qu'une réunion est nécessaire, dressez une liste de tous les points à l'ordre du jour.
La planification des points de l'ordre du jour permet de mettre en évidence l'objectif de la réunion pour chaque participant et facilite l'élaboration d'une action pour chaque point de l'ordre du jour à la fin de la réunion (mais nous y reviendrons plus tard).
Veillez à envoyer l'ordre du jour aux participants un jour ou deux avant la réunion afin que chacun soit prêt à contribuer efficacement le moment venu.
Si vous ne savez pas comment commencer, le logiciel Holaspirit vous offre une méthode structurée grâce à des modèles de réunion personnalisables et optimisés pour l'efficacité.
Vous avez maintenant rassemblé une équipe d'individus occupés et vous avez leur attention.
Comment en tirer le meilleur parti ?
Commencez à l'heure, créez un environnement propice et faire appel à un bon animateur.
La plupart des gens ont beaucoup de choses à faire et commenceront à répondre à leurs courriels pendant la réunion si vous ne captez pas leur attention.
Voici comment maintenir leur engagement.
Le fait de commencer les réunions rapidement indique à l'ensemble de l'organisation que vous accordez de l'importance au temps de chacun.
L'autre solution consiste à punir les employés ponctuels et à leur apprendre à arriver en retard la prochaine fois.
Pour montrer que vous respectez le temps du groupe, vous devez également terminer la réunion à l'heure.
Cette règle simple définit les attentes en matière de gestion du temps gestion du temps au travail.
Passez en revue les points de l'ordre du jour en tenant compte de l'heure.
Si vous êtes pressé par le temps et que l'ordre du jour comporte des points moins importants, l'animateur de la réunion doit en prendre acte et expliquer quand et comment ces points seront traités ultérieurement, que ce soit lors d'une prochaine réunion ou par le biais d'un autre canal de communication.
Comme vous n'avez convoqué que les bonnes personnes à une réunion, vous activez maintenant leur participation.
Veillez à ce que les participants se sentent à l'aise en brisant la glace ou en procédant à une vérification décontractée.
La sécurité psychologique et l'écoute attentive sont des éléments clés pour s'assurer que les personnes se sentent à l'aise pour partager leurs idées lors de la réunion.
Quelques pistes à explorer pour favoriser un dialogue réfléchi lors d'une réunion :
Faire appel à un facilitateur qui peut
Un article paru en 1976 dans la Harvard Business Review met en lumière les nombreuses horreurs des mauvaises réunions. L'article propose également des conseils judicieux qui sont toujours d'actualité.
L'article de la HBR propose des rôles concrets pour les bons facilitateurs : savoir quand passer à autre chose, comment intervenir et comment solliciter des avis.
Par exemple, l'animateur peut faire appel à des employés débutants s'ils sont trop timides pour partager leur expérience sans y être incités.
Les animateurs sont la clé de l'efficacité globale des réunions. Assurez-vous d'en trouver un bon.
Pour les réunions à distance, outre les conseils ci-dessus, tenez compte de l'interaction et du style des membres silencieux en ligne. La dynamique d'une réunion en ligne est différente. Soyez attentif à ces différences pour vous assurer que vous engagez tous les participants.
Votre réunion s'est bien déroulée. Vous avez résolu les problèmes, tout le monde a participé, votre animateur a maintenu le rythme et vous avez terminé à l'heure. Bravo ! Maintenant, assurons-nous que tous les détails sont réglés.
Gardez quelques minutes avant la fin de la réunion pour vous assurer que les objectifs de la réunion ont été atteints.
C'est un excellent moyen pour l'équipe de savoir que la réunion a été productive et que son temps a été bien utilisé.
Si des discussions supplémentaires sont nécessaires, assurez-vous que les participants savent où et comment continuer à travailler sur les points incomplets de l'ordre du jour.
Il peut s'agir simplement d'envoyer des notes de réunion qui renvoient à des projets en cours ou à des listes de contrôle incomplètes.
Chaque équipe fonctionne un peu différemment.
Prendre le temps, après une réunion, de réfléchir à son déroulement peut s'avérer très utile.
Il peut s'agir simplement d'envoyer une courte enquête aux participants, en leur posant des questions :
En tant qu'organisation, vous pouvez analyser la productivité globale des réunions afin d'optimiser le temps dont dispose votre organisation à la fin de l'année.
Tout comme les employés bénéficient d'un d'un retour d'information constructif, le processus de réunion de votre organisation peut évoluer.
Les réunions ne doivent pas nécessairement être des pertes de temps misérables que vous devez éliminer. Avec un peu de réflexion stratégique, vous pouvez placer les réunions dans votre boîte d'Eisenhower importante et urgente.
Lorsque les réunions sont gérées efficacement, elles peuvent être source d'idées originales, de progrès et même d'interactions agréables.
Les outils intégrés de HolaspiritLes outils intégrés de Holaspirit aident à la réussite des réunions :
Si vous êtes prêt à apprendre par la pratique, vous pouvez vous inscrire pour commencer à utiliser Holaspirit gratuitement.