Mise en place d'une équipe ou d'un bureau à distance autonome

Pour la plupart d'entre nous, il est déjà assez difficile de gérer une équipe dans un seul lieu. Le fait d'avoir plusieurs équipes ou bureaux distants crée des complications, mais aussi des opportunités. La croissance et l'internationalisation sont synonymes de bonheur, mais très souvent aussi de problèmes et de défis à relever. La plupart du temps, ces défis tournent autour de ces sujets :

• Communication
• Performance
• Culture d'entreprise

Si tous les sujets ne vous concernent pas forcément aujourd'hui, la plupart d'entre eux feront l'objet d'un débat, d'une tension ou d'un problème à un moment donné. En soi, la mise en place d'une ou plusieurs équipes à distance peut déjà mettre à l'épreuve les capacités de votre organisation et des personnes qui la composent.

L'auto-organisation rend-elle cette tâche plus difficile ? Dans la plupart des cas, la réponse est non. J'ai eu l'occasion d'expérimenter la mise en place d'un bureau à distance dans un environnement holacratique de 2016 à 2019 pour Springest et d'apprendre à gérer les sujets susmentionnés, en combinaison avec l'auto-organisation.

Je me concentrerai sur mon expérience dans la mise en place et le maintien d'une équipe à distance auto-organisée.

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Démarrer la communication à distance

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Les équipes à distance et la communication sont toujours une combinaison difficile. Bien qu'il existe aujourd'hui de nombreux outils pour vous faciliter la vie, ce n'est jamais vraiment facile. Si l'on ajoute à cela l'auto-organisation (et dans mon exemple concret Holacracy), la situation devient rapidement encore plus complexe.

Lorsque j'ai déménagé d'Amsterdam à Berlin, j'ai dû trouver un lieu de travail le plus rapidement possible. Après une semaine passée dans des cafés sympas, j'ai rapidement réalisé que, bien que cela puisse sembler incroyable à première vue, ce n'est pas vraiment le cas. Travailler à distance dans un café rend les réunions et les appels difficiles (bruit de fond) et les appels vidéo avec des clients ou des collègues gênants (pourquoi y a-t-il des gens qui se promènent).

Louer un bureau entier pour une seule personne n'avait pas de sens, mais pour gagner en clarté et en disponibilité pour mes collègues et mes clients, je devais trouver rapidement un espace fixe. Un bon conseil est de demander à d'autres entreprises si vous pouvez rester chez elles pendant un certain temps. Vous en apprendrez beaucoup sur une nouvelle ville, sur la façon dont les gens travaillent, et cela vous facilitera la vie. J'ai rapidement trouvé un bureau chez WeFox, qui a été très généreux de m'accueillir et j'ai rapidement continué à travailler comme je le faisais à Amsterdam.

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Outils et défis (d'auto-organisation)

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La communication avec notre siège s'est faite principalement par le biais d'outils tels qu'Asana et Slack, TalkspiritZoom et Sputr (notre tableau blanc interne). La principale différence est que la communication réelle était inexistante. Cela signifie que je manquais parfois le contexte et les mises à jour que d'autres collègues de notre siège obtenaient lors de brèves discussions réelles ou simplement en entendant quelqu'un mentionner quelque chose pendant le déjeuner. Néanmoins, je pouvais toujours compenser cette lacune par ma connaissance du produit et par le fait que je savais par cœur comment naviguer au sein de l'entreprise et des rôles qui y sont associés.

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Les premiers vrais défis ont commencé avec nos premières embauches à Berlin. En plus d'apprendre à travailler au sein de notre entreprise, avec nos outils et nos normes de communication, ils ont dû apprendre à pratiquer... Holacracy. Je dirais que cela Holacracy a en fait facilité l'optimisation de la communication entre le bureau distant et le siège, en raison de la grande clarté des rôles et des responsabilités qu'offre Holacracy .

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Pour apprendre à utiliser les outils que nous utilisons en tant qu'entreprise, nous avons commencé à nous concentrer davantage sur les aspects suivants l'onboarding. Le projet d'intégration des nouveaux employés est devenu plus détaillé et les nouveaux embauchés ont reçu le rôle de "newbee" (nouveau) rôleLe projet d'intégration des nouveaux employés est devenu plus détaillé et les nouveaux employés se sont vu attribuer le rôle de "nouveau", dans lequel ils ont appris les tenants et les aboutissants du travail avec nos méthodes et nos outils. Une partie du projet d'intégration consiste à s'inscrire à des sessions de formation interne, au cours desquelles ils apprennent (à distance) à utiliser les outils et nos règles d'engagement. d'engagement et d'entrer en contact avec les collègues d'Amsterdam.

Cela signifie que nous avons dû ajouter des responsabilités aux rôles (ou créer de nouveaux rôles) afin d'être responsables de l'organisation des sessions de formation dont les nouveaux employés avaient tant besoin. Cela signifie également que nous avons utilisé Holacracy pour améliorer la communication et faciliter la vie à distance.

Ensuite, nous avons créé le rôle d'intégration, afin que les nouveaux employés sachent à qui s'adresser pour poser leurs questions. Ce rôle a également permis d'organiser une semaine d'intégration au siège, afin que tout le monde apprenne à se connaître et que la barrière de la demande d'aide diminue, un retour d'information ou simplement de demander quelque chose. En Allemagne, j'occupais cette fonction et j'étais donc toujours présent pour m'assurer que nos employés progressaient dans leur intégration. Je pense qu'il est très important d'avoir quelqu'un dans votre bureau à distance, physiquement, pour être la "personne à qui s'adresser". Les inquiétudes et les préoccupations ne s'expriment pas facilement sur Slack.

Plus encore, nous commencerions à rédiger et à élaborer nos "règles d'engagement". En interne comme en externe, des attentes claires favoriseraient une communication claire. Ces règles nous aideraient à savoir à quelle fréquence nous devons vérifier certains outils, ou combien de temps les employés peuvent s'attendre à recevoir une réponse. Comment agir dans certaines situations et comprendre quel outil peut être utilisé au mieux pour quelle communication.

Au siège, les inquiétudes ont dû être réelles aussi : le bureau à distance fonctionne-t-il bien ? Les employés utilisent-ils les mêmes méthodes de travail ? Est-ce que tout le monde travaille ? Comment s'assurer que la communication circule librement et, plus important encore, que chacun utilise tous les outils et toutes les informations disponibles ? Avec le recul, je pense qu'il est important et utile d'avoir une personne de confiance dans le bureau à distance (moi en l'occurrence), afin de réduire les inquiétudes qui pourraient surgir au siège. Je n'ai jamais entendu personne se plaindre ou poser ces questions, mais j'ai aussi toujours essayé de communiquer à outrance.

Le dernier point semble crucial : la communication. Ainsi, si vous envisagez de créer une équipe à distance capable de s'auto-organiser, tenez compte des éléments suivants confiance et à la communication, car c'est le seul moyen de faire fonctionner cette équipe à long terme.

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Pour une meilleure communication au sein de votre organisation, même à distance, n'hésitez pas à consulter notre solution Holaspirit basée sur la méthodologieHolacracy !