Définir les rôles dans votre organisation

L'ancienne hiérarchie nous a enseigné - moi y compris - que les titres de poste pompeux et imposants sont une affirmation de pouvoir. Mais que se passerait-il si nous nous débarrassions des titres de postes pour les transformer en rôles et clarifier les responsabilités ? 

Dans cet article, nous vous donnons des conseils sur la manière de définir les rôles et de clarifier les responsabilités de chaque membre de l'équipe d'une organisation :
Nous nous pencherons sur les points suivants :

• Qu'est-ce qu'un titre de poste et comment peut-il entraver la croissance ?
• Quels sont les rôles, les responsabilités et les objectifs ? 
• Une ligne directrice sur la manière de clarifier/définir les rôles au sein de l'organisation
  

Que sont les titres de poste et sont-ils un obstacle à la croissance ?

Si nous cherchons la signification de ce que sont les titres d'emploi, nous pouvons trouver : "la désignation spécifique d'un poste au sein d'une organisation, normalement associée à une description de poste qui détaille les tâches et les responsabilités qui s'y rattachent". Après avoir énoncé ce qui donne droit à un titre de poste et à sa description, combien d'entre vous ont accepté un poste en raison de son titre et non pour son salaire ou parce qu'il leur apporterait de la joie dans leur développement professionnel ? 

Je l'ai fait - je suis coupable ! J'ai accepté des emplois avec des titres exagérés juste pour l'apparence et l'ego, en pensant que cela ouvrirait des portes et des possibilités en cours de route. Mais est-ce que je faisais vraiment mon travail et ce qu'il exigeait ? Pas vraiment. La plupart du temps, je faisais plusieurs choses à la fois pour accomplir une mission. Les titres des postes peuvent devenir flous si l organisation n'est pas claire et proactive dans la clarification des rôles et des responsabilités dès le départ.

Selon un article, les titres de poste ne sont que des cartes de validation de ce que nous sommes "sans avoir à expliquer ce que nous faisons". Une enquête menée auprès de 1 500 travailleurs a conclu que 70 % d'entre eux accepteraient un meilleur titre de poste plutôt qu'une augmentation de salaire. Qu'est-ce que cela révèle de notre culture du travail et de notre ancienne hiérarchie ? Cela montre que nous accordons une grande importance aux apparences plutôt qu'au développement personnel/professionnel. Nous nous concentrons sur la façon dont nous serons perçus dans le monde du travail, plutôt que sur les compétences et les connaissances que nous apportons pour mener à bien notre mission.

Anne-Laure Le Cunff raconte dans un article comment elle s'est sentie chez Google, ce qu'elle en attendait et comment les titres de poste peuvent devenir un signe de vanité et d'apparence. Elle déclare : "Lorsque j'ai commencé à travailler chez Google, j'ai rapidement découvert l'échelle des emplois qui est devenue omniprésente dans l'industrie technologique. En fonction de votre premier emploi, vous êtes affecté à un échelon particulier, avec des réalisations fixes à démontrer pour passer au niveau suivant." Cunff poursuit : "Il s'agit d'une sorte de liste de contrôle des réalisations que vous devez démontrer à votre manager et à vos pairs. Le problème des rubriques - outre le fait que nombre d'entre elles sont mal conçues - est qu'elles encouragent à se conformer à un moule qui n'évolue pas avec les exigences en constante mutation de l'entreprise. Les gens finissent par faire ce qui est bien vu plutôt que ce qui est bien fait".

Les titres de poste limitent-ils donc notre croissance et bloquent-ils notre potentiel par rapport à ce que nous pourrions faire au sein d'une organisation ? Peut-être oui, peut-être non. Mais si vous pensez que les titres de poste bloquent notre croissance et notre potentiel, vous êtes au bon endroit, car nous allons maintenant vous expliquer comment passer des titres de poste aux rôles et comment les clarifier.

Quels sont les rôles, les responsabilités et les objectifs ?

Les rôles On dit que les rôles représentent les activités qui se déroulent au sein d'une organisation. Ils sont les éléments constitutifs d'une entreprise et chaque rôle est attribué à une personne au sein de l'organisation. 

Par exemple :

• Spécialiste du contenu
• Spécialiste du site web
• Relations publiques
  

Les responsabilités sont l'ensemble des attentes qui accompagnent chaque rôle. 

Par exemple :

• Organiser un webinaire chaque mois
• Fournir un contenu de haute qualité chaque semaine
• S'engager avec les bons médias pour un résultat percutant
  

L'objectif est l'objectif poursuivi et/ou le potentiel du rôle à remplir au sein de l'organisation. 

Par exemple :

• Améliorer la visibilité du contenu 
• Attirer/augmenter le nombre de nouveaux prospects sur le site 
• Un contenu bien rédigé en deux langues

Et comment cela fonctionne-t-il en Holacracy?

Une même personne peut jouer plusieurs rôles et un même rôle peut être joué par plusieurs membres de l'équipe. 

Il s'agit toutefois de points que nous devrions garder à l'esprit lorsque nous remplissons des rôles qui s'accompagnent d'un ensemble d'autorités :

• la capacité d'exécuter toute action que le membre juge appropriée au regard de l'objectif et de la mission des rôles
• Propriété pour contrôler/réglementer toute question concernant votre/vos rôle(s)
  

image tirée de Cible Teal

Comment définir des rôles efficaces au sein de votre organisation ?

Il est essentiel de clarifier les rôles et de définir les responsabilités dès le départ pour le membre de l'équipe désigné. Cela permettra non seulement d'améliorer la communication au sein de l'organisation, mais aussi de montrer clairement à votre collègue ce sur quoi il/elle doit travailler à l'avenir. Cela permettra également d'améliorer le niveau de productivité et les performances de l'équipe. 

1. Clarifier le rôle

On pourrait penser qu'il est facile de distribuer des rôles et des descriptions de rôles, mais ce n'est pas le cas. Lorsque vous attribuez un rôle ou une tâche à un membre de l'équipe, assurez-vous que le langage utilisé est clair et facile à comprendre pour toute personne impliquée dans le rôle. 

2. Expliquer la raison du rôle

Expliquer brièvement pourquoi le rôle est important peut apporter de la clarté et sensibiliser la personne assignée à ce rôle spécifique. Offrir un aperçu rapide de la raison et de la manière dont ce rôle spécifique joue un rôle essentiel dans l'ensemble du processus et/ou de l'organisation peut également aider vos pairs à comprendre et à améliorer leurs performances.

3. Vérifier la compréhension du rôle

Nous pensons parfois que nos explications et notre message sont clairs pour tout le monde - c'est faux ! Nous avons tous des méthodes différentes pour comprendre une tâche, un rôle ou un objectif. Il faut donc s'assurer que tout le monde est sur la bonne voie lorsqu'il s'agit de comprendre un rôle. Et comment faire ? Faites un suivi avec le membre de l'équipe, laissez-le vous montrer comment il procède, ou faites-lui savoir que vous êtes ouvert aux questions pour plus de clarté. 

4. Expliquer les priorités et les responsabilités du rôle

Comme nous l'avons mentionné plus haut, les rôles s'accompagnent d'un ensemble de responsabilités, d'objectifs, de buts et de bien d'autres choses encore. Lorsque vous les attribuez à un ou plusieurs pairs, veillez à ce que tout soit clair et transparent. La transparence est essentielle pour améliorer les performances d'une équipe. Laissez les priorités claires et discutez-en avec le membre désigné, afin qu'il puisse comprendre l'objectif final du rôle et tout ce qui en découle.

Comment garder vos rôles visibles et structurés avec Holaspirit?

Chaque organisation a sa propre façon de clarifier les rôles, de gérer la transparence et la visibilité au sein de l'ensemble de l'équipe. Cependant, le fait de maintenir un tableau visible et visuel de la position de chaque membre de l'équipe dans les cercles et les responsabilités aide l'organisation à rester structurée, autogérée et dotée d'une excellente communication. 

La clarification des rôles doit permettre de déterminer assez précisément qui peut prendre, quelle décision, et qui est responsable lorsqu'une décision n'est pas suivie ou lorsque des actions ne sont pas mises en œuvre.

Le graphique de la page d'accueil vous donne une structure de votre organisation basée sur les rôles et les cercles. Votre organisation affiche plus ou moins de cercles et de rôles en fonction de sa complexité.

Remarque: la taille du cercle dépend de la position du rôle dans la hiérarchie et du nombre de rôles qu'il contient.

Comment naviguer dans les rôles au sein de votre organisation ?

Dans le menu des rôles, vous trouverez tous les rôles documentés pour votre organisation.

Dans le menu graphique, vous pouvez

• Cliquez n'importe où à l'intérieur d'un cercle (mais pas directement sur un rôle) pour effectuer un zoom avant ou arrière sur votre graphique.
• Vous pouvez y naviguer vers tous les rôles. Il vous aidera à identifier clairement "qui fait quoi" ! Il est facile de comprendre comment les choses fonctionnent. Pour afficher les détails d'un cercle ou d'un rôle, il suffit de passer la souris sur le nom du cercle ou du rôle et de cliquer dessus.
• Pour revenir à l'affichage du graphique, il suffit de cliquer sur le"X" dans le coin supérieur droit.
• Utilisez l'option de recherche et de tri en haut à droite de votre écran sur le goulot d'étranglement pour trouver ce que vous cherchez directement sur le graphique.
• Utilisez la recherche globale si vous souhaitez obtenir une liste de résultats.

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