Guide des réunions tactiques (modèle d'ordre du jour inclus)

Qu'est-ce qu'une réunion tactique ?

Les réunions tactiques sont axées sur les activités quotidiennes d'une équipe.

L'objectif est simple : se tenir mutuellement au courant de ce qui se passe et demander de l'aide pour faire avancer un projet si nécessaire.

De nombreuses équipes préfèrent organiser une réunion tactique hebdomadaire et une réunion stratégique mensuelle. D'autres préfèrent se réunir tous les jours ou toutes les deux semaines.

L'important est que l'ordre du jour de la réunion soit clair pour tout le monde, que chacun se sente à l'aise pour échanger et que personne ne se sente bloqué par un problème pendant trop longtemps.

Quelle est la valeur d'une réunion tactique par rapport à d'autres types de réunions ?

Les réunions tactiques suivent un ordre du jour précis qui permet à chacun de faire part de ses préoccupations et de contribuer à aider les autres membres de l'équipe.

Parce que la structure de la réunion est très claire et qu'une personne est chargée de veiller au bon déroulement de la réunion (l'animateur), les réunions tactiques ont tendance à se dérouler de manière plus harmonieuse et à être moins facilement détournées par une seule question.

Le format de la réunion encourage également la transparence et la responsabilité car elle donne à chaque participant l'occasion de faire part de ses progrès.

Comment organiser une réunion tactique

Avant de commencer une réunion tactique, l'équipe doit désigner un animateur de réunion (voir plus loin) qui passera en revue les points de l'ordre du jour décrits ci-dessous et veillera à ce que la réunion se déroule sans heurts.

Premier tour : Enregistrement

La première phase d'une réunion tactique est le tour de table. C'est une occasion rapide pour chacun de dire bonjour et comment il se sent.

Examen de la liste de contrôle

Au cours de cette phase de la réunion, le facilitateur lit une liste de points récurrents qui doivent être réalisés.

La personne responsable de l'exécution de cette tâche répond par "oui" ou "non".

Par exemple :

• facture envoyée pour le mois
• Prochain événement prévu
• article publié

Ces points ne font l'objet d'aucune discussion. Il s'agit simplement d'un tour de table.

Examen des métriques

Au cours de cette phase de la réunion, l'animateur passe en revue une liste de paramètres qui font l'objet d'un suivi régulier.

Le responsable de cette mesure répond au numéro ou à la mention "Pas de données".

Par exemple, le nombre de :

• Utilisateurs actifs la semaine dernière
• Participants à l'événement de la semaine dernière
• les messages sur les médias sociaux prévus pour promouvoir l'article de la semaine dernière

Ces mesures ne font l'objet d'aucune discussion. Nous nous contentons de fournir et d'assimiler les informations.

Mise à jour des projets

L'animateur passe en revue les projets en cours en posant des questions du type : "Des mises à jour ? "Des mises à jour ?"

Chaque membre de l'équipe indique rapidement ce qui a changé depuis la dernière réunion.

Par exemple :

• "Non, pas de mise à jour".
• "Oui, le bon de commande a été approuvé, nous attendons l'arrivée du matériel."
• "Oui, nous avons reçu la biographie de l'orateur principal. Nous passons maintenant à la phase de promotion de l'événement."
• "Oui, nous avons défini la portée des événements que nous voulons suivre. Nous devons maintenant discuter de la meilleure façon de mettre en place le suivi."

Les participants à la réunion n'ont pas besoin d'énumérer tout ce qu'ils ont fait ou d'expliquer en détail pourquoi un projet n'a pas avancé. (S'il y a un problème sur le projet, il peut être abordé lors de la prochaine réunion).

Cependant, les autres membres de l'équipe peuvent poser des questions s'ils n'ont pas compris quelque chose ou s'ils ont besoin de plus d'informations sur les priorités ou les objectifs du projet, par exemple.

Points à l'ordre du jour

Si un membre de l'équipe rencontre des difficultés, il est encouragé à ajouter un point à l'ordre du jour de la réunion tactique.

Ils peuvent le faire en préparation de la réunion ou pendant celle-ci.

Elle peut se faire sur place, le facilitateur demandant à chaque membre de l'équipe s'il y a un sujet qu'il aimerait aborder.

Les membres de l'équipe peuvent également ajouter de manière proactive une question à l'ordre du jour de la réunion. Par exemple, en :

• en l'écrivant sur un tableau lors d'une réunion physique,
• envoyer un message au facilitateur avant ou pendant la réunion, ou
• ajouter un point de l'ordre du jour à une vue partagée de la réunion dans Holaspirit.

Dans tous les cas, le facilitateur entame la discussion sur chaque point en demandant au membre de l'équipe : "De quoi avez-vous besoin ?".

Il clôt la discussion sur chaque point en demandant au membre de l'équipe : "Avez-vous obtenu ce dont vous avez besoin ?".

Voici quelques exemples de points à l'ordre du jour :

Demander un projet ou une action

Par exemple, "Certains d'entre nous travaillent avec plusieurs calendriers et il est pénible de planifier des réunions. Pouvons-nous trouver une solution pour que les calendriers de toutes les unités commerciales soient publics pour le reste de l'entreprise ?"

Demande d'informations

Par exemple : "Je me demande ce qui se passe avec ce client, pourriez-vous me mettre au courant ?".

Partage de l'information

Par exemple, "J'ai du mal à lire le code des autres, pouvons-nous travailler sur les meilleures pratiques en matière de documentation ?".

Dernier tour : Clôture de la réunion tactique

Chaque participant explique brièvement comment la réunion s'est déroulée pour lui.

Quand recommanderiez-vous des réunions tactiques ?

Les réunions tactiques hebdomadaires sont les plus utiles pour les organisations où :

• les échéances des projets semblent être sans cesse repoussées,
• les informations se perdent entre les membres de l'équipe,
• les gens se laissent souvent distraire pendant les réunions,
• les réunions ont tendance à se terminer sans qu'aucune décision n'ait été prise,
• les membres de l'équipe ont l'impression qu'ils ont besoin de plus de soutien pour obtenir des résultats.

La structure de réunion décrite ci-dessus favorise des discussions productives et une prise de décision efficace.

Quels conseils donneriez-vous à quelqu'un qui participe pour la première fois à une réunion tactique ?

Conseil n° 1 : inciter les gens à participer à l'expérience

Avant de commencer à organiser des réunions tactiques, vous devez obtenir l'adhésion de vos collaborateurs.

• partager avec votre équipe votre désir d'essayer les réunions tactiques,
• expliquer comment il fonctionnerait (voir le modèle de réunion ci-dessus), et
• pourquoi vous pensez que cela vaut la peine d'essayer.

Par exemple, vous pouvez écrire un court courriel disant quelque chose comme :

Je pense que nous sommes tous fatigués des réunions d'une heure qui n'aboutissent à rien. Qui serait prêt à essayer un autre type de réunion pour faire le point sur notre semaine mardi prochain ? Cela ne durerait que 30 minutes et voici comment cela fonctionnerait. Seriez-vous d'accord pour que nous fassions un essai ?

Conseil n° 2 : se mettre d'accord à l'avance sur la personne qui animera la réunion

Si votre équipe fait déjà partie d'une organisation holacratique, il y a de fortes chances que la décision ait déjà été prise.

Si vous souhaitez essayer l'approche des réunions tactiques en dehors du Holacracy cadrevous devrez vous assurer qu'un facilitateur a été désigné avant la réunion.

Voici quelques options :

1. proposer d'assumer le rôle lors de la première réunion tactique, ou
2. demander à chaque membre de l'équipe d'animer la réunion à tour de rôle, ou
3. demander aux gens de voter pour un membre de l'équipe sur Holaspirit ou Doodle.

Conseil n°3 : Utiliser des chronomètres et des antisèches pour rester dans le sujet

L'un des aspects les plus intéressants des réunions tactiques est que des informations qui avaient été cachées ou perdues sont soudainement révélées lorsque les participants sont encouragés à faire part de leurs besoins d'aide pour aller de l'avant.

L'inconvénient est que les gens deviennent soudain très enthousiastes et enthousiastes à l'idée de travailler ensemble, ce qui peut donner lieu à des discussions longues et passionnées sur la manière de résoudre les problèmes.

Comment éviter cela tout en maintenant l'enthousiasme ?

1- Entraînez-vous à chronométrer. N'ayez pas peur d'utiliser un chronomètre. Par exemple, 2 minutes pour les tours de table courts qui n'appellent pas de discussion ou 5 minutes par point de l'ordre du jour.

2- Posez des questions spécifiques qui font avancer les choses. Utilisez des antisèches pour ne pas perdre le fil, comme celles fournies par Organisation Builders ou HolacracyOne.

3- Arrêtez la réunion quand c'est le moment. Si vous n'avez pas pu aborder tous les points de l'ordre du jour, tant pis. Tout le monde fera mieux et ira plus droit au but la prochaine fois.

La pire chose à faire est de créer une habitude de réunions qui durent plus longtemps que prévu. Ce n'est pas ainsi que l'on renforce l'efficacité et la confiance dans la prise de décision.

4- Prévoir des ateliers pour assurer le suivi des projets clés. Les réunions tactiques ne sont pas le lieu pour discuter en profondeur des problèmes ou des projets. Si quelque chose ne peut être résolu en quelques minutes, convenez de programmer un atelier d'équipe ou une réunion individuelle et passez à autre chose.

Ressources complémentaires

• Manuel de facilitation détaillé de Liip
• L'aide-mémoire de haut niveau de l'organisateur
• a walkthrough of meeting templates in Holaspirit

Finding the right framework for tactical meetings

Tactical meetings are an essential part of Holacracy. However, you don't necessarily need to implement the whole Holacracy methodology to get started. Depending on your organizational needs, you could implement part of Holacracy, or just another organizational model altogether. There are many other innovative models to choose from (such as Teal, Agile, Constitutional Management, ect.). So feel free to explore before committing to a specific model. And if you're curious about those models, don't worry: we've put together a white paper that explains it all 👇

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