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Soundarya Jayaraman
11 septembre 2023
-
9
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Mesures et performances

L'avenir, c'est maintenant : 7 façons dont l'automatisation du lieu de travail responsabilise les employés

Des épiceries aux entreprises Fortune 500, l'automatisation est omniprésente. 

Les progrès rapides de l'intelligence artificielle (IA), de l'apprentissage machine (ML) et de la robotique repoussent les limites de ce que nous pouvons automatiser. Par exemple, nous passons des heures à écrire, mais des outils comme ChatGPT rédigent des blogs, des romans et même des codes logiciels en quelques secondes. 

Ces types de machines éliminent les tâches pénibles dans les bureaux et les usines et stimulent la productivité des employés. Elles permettent aux entreprises d'économiser du temps, de l'argent et des ressources, tout en augmentant leurs bénéfices. Il n'est donc pas étonnant que les entreprises adoptent rapidement l'automatisation du lieu de travail. Sept entreprises sur dix sont au moins en train de piloter l'automatisation dans un ou plusieurs départements. Et la tendance ne fera que s'accélérer dans les années à venir. 95 % des responsables informatiques déclarent que leur entreprise donne la priorité à l'automatisation.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la technologie de l'automatisation et ses avantages. Nous verrons également, à l'aide d'exemples, comment les entreprises peuvent trouver des solutions d'automatisation adaptées à leurs besoins. Tout d'abord, les bases.

Qu'est-ce que l'automatisation ? 

L'automatisation est l'utilisation de la technologie pour effectuer une tâche avec une assistance humaine minimale.  

Imaginez que vous passiez une commande dans un magasin en ligne. Vous recevez immédiatement un courriel de confirmation. Le magasin récupère les détails de votre commande dans le backend, garde un œil sur son stock sans saisie manuelle de données et envoie les commandes. Une fois la commande expédiée, vous recevez des mises à jour sur votre téléphone. Ce processus est automatisé. 

L'automatisation peut être aussi simple que l'automatisation d'un flux de travail qui planifie les courriels de suivi ou la création d'un flux de travail dans Slack qui publie automatiquement des messages.

Les entreprises peuvent automatiser les tâches manuelles répétitives, qu'il s'agisse d'une routine simple comme dans l'exemple ci-dessus ou d'un processus commercial complexe, dans différentes unités commerciales. L'automatisation est utilisée dans différents secteurs tels que la fabrication, l'informatique, la vente au détail et la finance, à l'heure où les entreprises se lancent dans la transformation numérique.

L'automatisation a évolué, passant des robots qui aident à effectuer des tâches physiques dans les usines à des robots logiciels qui s'occupent de tâches plus complexes. Tout comme les machines ont transformé l'ère industrielle, l'automatisation a le potentiel de transformer le lieu de travail aujourd'hui. D'ici 2025, les machines s'occuperont de la moitié des tâches dans le monde.  

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7 façons dont l'automatisation améliore la productivité sur le lieu de travail

Le monde de l'entreprise adopte avec enthousiasme l'automatisation. Étudions donc certains de ses effets sur la productivité. 

L'automatisation permet de gagner du temps 

Plus de 40 % des travailleurs perdent au moins un quart de leur semaine à effectuer des tâches répétitives. Ce sont les courriels, la collecte et la saisie de données qui leur font perdre le plus de temps. Mais l'automatisation peut éliminer ces voleurs de temps. Les travailleurs affirment gagner 6 heures ou plus chaque semaine grâce à l'automatisation, car les systèmes d'automatisation analysent les données beaucoup plus rapidement que le cerveau humain, et ils fonctionnent 24 heures sur 24 sans se fatiguer ou s'ennuyer dans ce qu'ils font. 

EIR, une entreprise de télécommunications basée à Dublin, a mis en œuvre l'automatisation des processus robotiques (RPA) dans son processus commercial, a réduit le temps de traitement des commandes de 60 % et a économisé 10 000 heures de travail en un an. 

KME, un fabricant d'acier, a utilisé des outils d'automatisation et des robots dans son usine pour le soudage et a réduit son temps de cycle de près de 65 %. Un travail qui prenait 6 à 8 minutes à ses ouvriers a été réalisé en 1 à 3 minutes grâce à l'automatisation. 

Si vous n'avez pas assez de temps pour tout faire, il est probablement temps d'automatiser votre journée. 

L'automatisation simplifie les tâches

Dans une entreprise, le travail implique que différentes personnes appartenant à diverses équipes exécutent une série de tâches. Plus le projet est important, plus il faut veiller à la communication au sein de l'équipe, au transfert des tâches et à l'évaluation.  

Prenons l'exemple du remboursement des frais des employés. Le processus implique l'employé, son responsable, le service financier et le service de la paie. La coordination entre tous est nécessaire pour un remboursement rapide et réussi. 

Maintenant, si nous automatisons le processus, personne n'a besoin d'envoyer des courriels ou d'avoir des communications en amont et en aval. Au lieu de cela, le système transmet le rapport et traite le paiement une fois qu'il a été approuvé. L'employé peut également consulter l'état de sa note de frais sans avoir à s'en préoccuper. L'automatisation du lieu de travail simplifie l'ensemble du processus et résout les problèmes de communication. 

Un autre exemple est la collecte de données et la génération automatisée de rapports. Aujourd'hui, il n'est plus nécessaire de saisir manuellement des données ou de rassembler des données d'entreprise provenant de diverses sources. Nous disposons de nombreux outils qui automatisent la collecte des données. Enrichis par le NLP et l'IA, certains outils collectent des données à partir de sources numériques et de documents papier ; ils traitent toutes les données structurées et non structurées en fonction des besoins de l'entreprise et génèrent des rapports.

Deloitte, par exemple, a utilisé la RPA et a réduit le temps de génération de ses rapports de 5 à 8 jours à seulement une heure.  

L'automatisation réduit les erreurs humaines

Nous, les humains, sommes enclins à faire des erreurs, mais ces erreurs peuvent coûter cher aux entreprises. L'automatisation élimine la variable humaine, souvent imprévisible, pour rendre vos opérations commerciales plus efficaces et plus fiables. Plus de 40 % des employés pensent que l'automatisation réduit les erreurs manuelles. 

Prenons l'exemple suivant : Le fabricant Horizon Global était confronté à des difficultés liées à la saisie et au traitement manuels de plus de 35 000 commandes de clients qui lui parvenaient chaque année dans des formats non structurés. La saisie et la validation manuelles de chaque commande prenaient beaucoup de temps et étaient sources d'erreurs. Pour résoudre ce problème, l'entreprise a commencé à utiliser la RPA. Le résultat ? La précision de la saisie des données a augmenté de 99 % et l'entreprise a économisé 105 heures par mois. 

L'automatisation permet un travail flexible et à distance  

L'automatisation permet non seulement de simplifier les tâches, mais aussi de faciliter la collaboration et les échanges entre les équipes. Grâce à l'automatisation des flux de travail, vous pouvez concevoir un flux de travail automatisé pour un processus d'entreprise et assigner des tâches aux membres de votre équipe. Dès qu'une personne accomplit une tâche, la personne responsable de l'étape suivante en est automatiquement informée. Elle peut examiner et approuver ou refuser le travail en cliquant sur sa souris. 

L'automatisation permet aux travailleurs à distance de se connecter et de se coordonner facilement au lieu de courir d'un pilier à l'autre pour obtenir les informations nécessaires. 90 % des responsables informatiques déclarent que l'automatisation les a rendus beaucoup plus satisfaits de la collaboration entre les services. En outre, les machines fonctionnent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et s'adaptent à la demande, créant ainsi une capacité précédemment indisponible et augmentant la flexibilité opérationnelle. 

💡Article pick : 10 conseils et astuces pour améliorer l'efficacité de vos réunions à distance

L'automatisation stimule la productivité des employés

Toutes les tâches répétitives, fastidieuses et à fort volume sapent la joie de travailler. En fait, neuf employés sur dix se sentent accablés par des tâches répétitives et ennuyeuses. Grâce à l'automatisation du lieu de travail, des robots se chargent des activités banales et récurrentes, ce qui permet aux employés de consacrer plus de temps à des tâches complexes et à plus forte valeur ajoutée qu'ils apprécient. Ils ont le temps d'acquérir de nouvelles compétences, d'entreprendre de nouveaux projets stimulants et d'approfondir leurs relations avec différentes parties prenantes. Cela se traduit par une plus grande satisfaction des employés.  

Plus de deux tiers des travailleurs déclarent que l'automatisation les a rendus plus productifs. Près de 9 travailleurs à temps plein sur 10 constatent une plus grande satisfaction au travail grâce à l'automatisation et déclarent qu'elle a amélioré leur emploi. Et 91 % d'entre eux affirment que l'automatisation leur permet de mieux concilier vie professionnelle et vie privée. 

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L'automatisation augmente la satisfaction des clients

La satisfaction instantanée est la norme aujourd'hui. Les acheteurs exigent des réponses rapides, voire immédiates, à leurs questions et préoccupations. Les représentants du service clientèle peuvent facilement être submergés par les demandes, en particulier dans une entreprise à croissance rapide. C'est là que l'automatisation entre en jeu. Elle affine l'expérience client, ce qui se traduit par une augmentation des ventes et une plus grande satisfaction de la clientèle. La mise en œuvre de chatbots dotés de fonctions de traitement du langage naturel (NLP) et de compréhension du langage naturel (NLU) est un excellent exemple d'automatisation du service client.

Les robots répondent à de multiples questions de clients à la vitesse de l'éclair, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Ils peuvent apprendre les préférences des clients et adapter leurs réponses en conséquence. La communication personnalisée et instantanée offre une expérience client de qualité supérieure. L'automatisation permet également à l'équipe du service clientèle de se concentrer sur les demandes complexes des clients. 

L'automatisation réduit les coûts opérationnels 

L'un des avantages directs et évidents de l'automatisation, qui libère du temps et des ressources, est la réduction des coûts. McKinsey estime que l'automatisation peut conduire à des économies moyennes allant jusqu'à 30 % dans les cinq années à venir. Uber, par exemple, économise 10 millions de dollars par an grâce à plus de 100 RPA. Son automatisation a permis d'économiser près de 22 millions de dollars en 3 ans.

Les 4 meilleurs exemples d'automatisation du lieu de travail 

Ces exemples d'automatisation du lieu de travail peuvent servir de point de départ à votre démarche d'automatisation. 

Automatisation du service à la clientèle 

Les entreprises adoptent rapidement l'automatisation du service client car elles savent qu'un excellent service client est essentiel à leur réussite à long terme. Que vous soyez un solopreneur, une PME ou même une grande entreprise, l'automatisation du service client est désormais essentielle pour offrir une expérience omnicanale transparente. Vous pouvez utiliser l'automatisation pour des tâches telles que :

  • Répondre à une demande d'un client par l'intermédiaire de chatbots ou de systèmes de réponse vocale interactive.
  • Triage des tickets de support client vers les représentants appropriés.
  • Approuver les remboursements ou traiter les retours. 
  • Mise à jour des informations sur les clients dans la base de données.
  • Envoi de courriels et de messages.
  • Suivre les interactions des clients avec la marque et les mettre à jour dans le logiciel de gestion de la relation client (CRM). 

Tobi, le chatbot de Vodafone, résout plus de 70 % des demandes d'assistance à la clientèle et a même doublé le taux de conversion de son site web depuis son introduction en 2017. 

Automatisation des RH 

Les ressources humaines (RH) sont un autre secteur d'activité mûr pour l'automatisation. L'automatisation des RH améliore l'expérience des employés afin de mieux les servir grâce à des options en libre-service, à la personnalisation et à l'efficacité, tout en allégeant le travail des professionnels des RH. Elle est utilisée dans les domaines suivants 

  • Examen du curriculum vitae.
  • Gestion de la lettre d'offre. 
  • L'accueil et la formation des employés.
  • Gestion des données sur les employés et analyse des ressources humaines.
  • Présence et feuilles de temps.
  • Demandes de vacances.
  • Gestion des salaires et des dépenses.
  • Gestion des performances.
  • Processus de sortie et d'intégration.

Dell a mis en place une suite d'automatisation pour son processus de ressources humaines et a amélioré son efficacité de 85 %. 

💡 Choix de l'article : Prévoir l'avenir des tendances RH en 2023

Automatisation des entrepôts 

Si vous travaillez dans une entreprise où les stocks sont déplacés d'un entrepôt à l'autre, pensez aux programmes d'automatisation des entrepôts. Les machines et les robots prélèvent, trient et remettent les marchandises en rayon, ce qui simplifie les tâches des travailleurs. Ces machines améliorent la sécurité et augmentent la vitesse et l'efficacité des employés. Voici quelques-unes des tâches qui peuvent être automatisées dans un entrepôt 

  • Scanner les codes-barres et les dimensions de l'inventaire.
  • Trier les stocks.
  • Utilisation de véhicules guidés automatisés (AGV) et de robots mobiles autonomes (AMR) pour transporter les marchandises dans l'entrepôt.
  • Contrôler les marchandises entrant et sortant de l'entrepôt.
  • Stocker et récupérer des marchandises dans des lieux spécifiques.

Amazon utilise plus de 500 000 robots dans ses entrepôts, ainsi que des milliers de personnes. 

Automatisation des technologies de l'information

Un certain nombre de processus informatiques dans les entreprises peuvent être automatisés, au grand soulagement du personnel informatique. Qu'il s'agisse de fournir des ordinateurs portables aux nouveaux employés ou de répondre à leurs demandes d'assistance informatique et à d'autres incidents de sécurité, l'automatisation a des applications variées dans le domaine de l'informatique. Découvrez les tâches informatiques qui peuvent être automatisées. 

  • l'intégration et la désintoxication des employés, y compris la création ou la suppression de comptes
  • Tirage des tickets d'assistance informatique 
  • Répondre aux questions courantes des employés en matière de technologies de l'information 
  • Déploiement et gestion de l'informatique en nuage
  • Configuration des logiciels, des applications et des outils
  • Réponse aux incidents de sécurité 

L'entreprise de biens de consommation Rickett a automatisé ses fonctions informatiques avec plus de 80 bots et a réalisé 20 % d'économies dans ses opérations informatiques. 

D'autres départements de l'entreprise, comme les ventes, le marketing et les finances, bénéficient également de l'automatisation. 

Vais-je perdre mon emploi à cause de l'automatisation et de l'IA ? 

Le fait de savoir que nous pouvons automatiser la plupart de nos tâches nous amène instantanément à nous poser la question : "Les robots vont-ils enfin s'emparer de nos emplois ?"

Non. 

Il est vrai que l'automatisation et d'autres technologies de pointe déplaceront 85 millions d' emplois d'ici à 2025. Mais en s'adaptant aux nouvelles technologies, 97 millions de nouveaux rôles apparaîtront. Les progrès technologiques modifient simplement les types d'emplois disponibles et leur rémunération. Avec l'automatisation, les emplois impliquant des tâches banales seront éliminés, mais d'autres fonctions axées sur des tâches complexes et assorties de salaires compétitifs verront le jour. 

Pensez à l'époque où les distributeurs automatiques de billets ont été introduits pour la première fois, dans les années 1970. Entre 1995 et 2010, le nombre de distributeurs automatiques de billets aux États-Unis est passé de 100 000 à 500 000, et tout le monde pensait que les guichetiers allaient bientôt perdre leur emploi. Pourtant, l'emploi des guichetiers a augmenté au cours de cette période. Ils sont passés d'un travail de manipulation d'argent à un travail d'établissement de relations. 

De même, l'automatisation n'entraînera pas un "avenir sans emploi", mais créera plutôt un avenir avec des emplois plus passionnants qui font appel à la pensée critique et à la créativité. 

Laisser les robots faire le travail 

Les avantages de l'automatisation pour la productivité du travail sont clairs comme de l'eau de roche. Les entreprises doivent adopter l'automatisation du lieu de travail pour améliorer la productivité et l'efficacité de leurs employés et, en fin de compte, accroître leurs résultats. Les entreprises intelligentes mettent déjà la main sur les solutions d'automatisation les plus récentes pour en faire des multiplicateurs de force. D'autres agissent rapidement pour ne pas se laisser distancer. Les entreprises changent. Le ferez-vous ?

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