Comment organiser un atelier sur les OKR en tant qu'entreprise, équipe ou individu ?

Le cadre des objectifs et des résultats clés est un excellent moyen pour votre entreprise ou votre équipe de dire "non" à ce qui n'est pas important pour l'instant.  

Les OKR sont l'outil ultime de la concentration laser et peuvent évoluer avec vos ambitions, de sorte qu'ils correspondent toujours à ce que vous visez.

Vous pouvez les utiliser pour des individus, de petites équipes ou de grandes entreprises. De plus, ils s'inscrivent parfaitement dans le concept d'auto-organisation réussie.

Malheureusement, les OKR sont très souvent fixés d'une manière qui n'inclut pas tous les niveaux de l'entreprise.

Dans ce cas, vous risquez d'utiliser des OKR qui ne sont pas fondés sur la réalité et qui ne correspondent pas aux besoins des individus et des équipes de votre entreprise.

Les résultats seront les suivants : des OKR non utilisés, OKRqui se focalisent sur les mauvaises priorités, ou même un objectif différent qui reste dans l'ombre de votre organisation.

Comment éviter que cela ne se produise ?

En organisant des ateliers OKR inclusifs dans votre entreprise, qui impliquent les équipes et les individus.

Pas un seul atelier, mais des ateliers à différents niveaux de l'organisation l'organisation et dans différents contextes.

Plus vous impliquerez les gens à tous les niveaux, plus vous aurez d'impact.

Dans ce billet, nous verrons comment organiser un atelier OKR :

• comment organiser un atelier OKR au niveau de l'entreprise,
• créer des OKR pour votre équipe, et
• comment définir des OKR individuels avec les membres de votre équipe.

Nous examinerons quel serait le résultat idéal et quels sont les pièges ou les risques potentiels.

Organiser un atelier sur les OKR en tant qu'entreprise

Commencer avec des OKRpeut être décourageant. Il peut être difficile de commencer et de mettre en œuvre un objectif pour l'ensemble de l'entreprise.

Bien qu'il n'existe pas de solution unique, la définition d'un objectif pour votre entreprise à l'aide des OKR commence par.. :

• réunir un groupe de cadres ou de chefs d'équipe,
• en recueillant l'avis de tous les employés,
• des objectifs de collecte,
• les mesures de référencement,
• transformer les mesures en résultats clés, et
• se mettre d'accord sur des chiffres pour vos résultats clés.

Le plus important est de recueillir retour d'information de l'ensemble de l'entreprise, afin que chaque équipe et chaque individu adhère à ces OKR.

Dans un atelier idéal, les OKR reflètent le sentiment et les opinions de vos employés. Par conséquent, les équipes et les individus sont en mesure de les utiliser à leur avantage. Permettez-moi de vous donner un exemple.

Exemple d'atelier OKR au niveau de l'entreprise

Le chef de votre équipe d'assistance à la clientèle reçoit des informations selon lesquelles le temps de résolution des tickets est trop lent. Un délai de résolution plus court se traduit par des clients plus satisfaits, qui dépensent alors davantage.

Le chef d'équipe apporte cette contribution à l'atelier OKR et la partage. En conséquence, l'équipe crée un objectif autour du soutien et de la rapidité. En outre, les résultats clés se concentrent sur la rapidité dans l'ensemble de l'entreprise.

L'équipe d'assistance à la clientèle peut désormais s'appuyer sur cet objectif et créer ses propres résultats clés. Ils peuvent ainsi se concentrer sur ce qui est important pour leur propre équipe, tout en bénéficiant du soutien de l'entreprise.

D'accord, c'est très bien, mais comment commencer ?

Comment organiser un atelier OKR au niveau de l'entreprise ?

Comment s'assurer que toutes les personnes travaillant dans l'entreprise sont sur la même longueur d'onde ?

Liste de contrôle pour un atelier OKR au niveau de l'entreprise

Il n'est pas facile de mettre tout le monde d'accord, surtout s'il s'agit d'une grande entreprise comptant de nombreux employés.

Néanmoins, il y a des choses que vous pouvez faire pour préparer et organiser efficacement un atelier OKR au niveau de l'entreprise.

La liste de contrôle est assez longue, mais rassurez-vous, vous trouverez à la fin de cet article une liste de contrôle téléchargeable que vous pourrez utiliser à l'avenir.

Préparation de la réunion

1- Demander l'avis de chacun pour préparer la réunion

Avant le premier atelier OKR, demandez à tous vos employés de soumettre l'objectif sur lequel ils pensent que l'entreprise devrait se concentrer.

Dans les grandes entreprises, il peut être difficile d'obtenir une adhésion à 100 %, mais cela vaut la peine d'essayer et, à condition que les employés n'aient pas complètement perdu confiance en l'organisation, ils apprécieront qu'on le leur demande.

2- Identifier les objectifs les meilleurs ou les plus populaires

Cela peut être aussi simple que de créer un Trello ou d'utiliser un outil comme Feature Upvote où les employés peuvent ajouter l'objectif sur lequel ils pensent que l'entreprise devrait se concentrer et/ou donner leur avis sur les objectifs qu'ils jugent les plus pertinents.

Vous pouvez également faire appel à un consultant externe ou charger quelqu'un en interne d'identifier les objectifs de l'entreprise qui devraient être examinés lors du premier atelier au niveau de l'entreprise. Notez toutefois que cette option est plus subjective et moins inclusive. Plus tard, cela pourrait poser un problème. Mais nous y reviendrons plus tard.

3- Sélectionner 10 personnes ou moins qui participeront à l'atelier

Les réunions sont rarement efficaces lorsque plus d'une poignée de personnes y participent.

Lorsqu'il s'agit d'ateliers OKR, cela est d'autant plus vrai que de nombreux débats doivent avoir lieu avant qu'une décision ne soit prise.

Dans les organisations traditionnelles, la tentation est grande de n'inviter que les cadres supérieurs à participer. Pistes de réflexion : cette approche a-t-elle du sens pour votre organisation ou souhaitez-vous faire entendre d'autres voix ?

4- Faire animer l'atelier OKR par le PDG

Organiser un atelier OKR au niveau de l'entreprise sans le PDG est largement inutile car, en fin de compte, le PDG doit adhérer pleinement à l'objectif de l'entreprise.

5- Éteindre les téléphones et les ordinateurs portables

Cela devrait être une pratique courante pour chaque réunion. Vous voulez que les gens se concentrent sur le travail à accomplir.

Pendant la réunion, partie 1

Cette première partie de la réunion ne devrait pas durer plus de deux heures.

6- Mettez toutes les idées sur la table et organisez vos pensées

Notez tous les objectifs les plus prometteurs sur des Post-it et commencez à les organiser sur un mur.

Un objectif = un Post-it.

Essayez de trouver des modèles. Débarrassez-vous des doublons ou combinez-les.

Y a-t-il des thèmes récurrents ?

Qu'est-ce que les employés essaient de dire ?

Leurs propositions suggèrent-elles qu'ils sont préoccupés par quelque chose de spécifique ?

N'hésitez pas à déplacer les objets pour explorer différentes perspectives.

7- Discuter, débattre et décider

Une fois que l'équipe est satisfaite de la façon dont les choses se présentent sur le tableau, commencez à classer les objectifs.

Discuter et débattre des objectifs prioritaires et de leurs raisons.

Décidez des objectifs que l'entreprise s'efforcera d'atteindre.

Choisissez-en trois au maximum.

N'oubliez pas que les objectifs doivent être des déclarations qualitatives ambitieuses, de haut niveau, auxquelles les gens peuvent adhérer.

À ce stade, vous ne vous concentrez pas sur des tâches ou des résultats précis.

Pendant la réunion, partie 2

8- Faire une pause de 30 minutes

Une fois que vous avez choisi les trois objectifs que vous visez au niveau de l'entreprise, faites une pause de 30 minutes.

Donnez à chacun dans la salle la possibilité de penser à autre chose avant de vous plonger dans les résultats clés.

9- Remue-méninges sur les résultats clés pour chaque objectif

Maintenant que vous avez défini les objectifs de l'entreprise, demandez à tout le monde de réfléchir à des mesures qui permettraient d'évaluer les progrès accomplis dans la réalisation de ces objectifs.

À ce stade, l'objectif est de faire en sorte que chacun contribue librement.

Pour s'assurer que chacun se sente à l'aise pour partager ses idées sans être interrompu ou contredit, demandez aux participants de noter toutes leurs idées sur des post-it pendant les 10 prochaines minutes.

Encore une fois, une idée = un Post-it.

10- Choisir 2 ou 3 indicateurs pour chaque objectif

Après 10 minutes, demandez à toute l'équipe de discuter des idées proposées et de se mettre d'accord sur 2 ou 3 indicateurs.

Christina Wodtke recommande de choisir un indicateur d'utilisation, un indicateur de revenu et un indicateur de satisfaction pour les résultats clés.

Tout en reconnaissant que ce n'est pas toujours possible, elle explique que le fait d'avoir deux indicateurs de revenus peut signifier qu'une entreprise a une approche déséquilibrée de la réussite.

En outre, cela pourrait conduire les employés à se comporter d'une manière qui n'est pas bénéfique pour l'entreprise à long terme.

11- Définir les valeurs des résultats clés

Une fois que vous avez choisi les paramètres à surveiller pour mesurer vos progrès vers les objectifs de l'entreprise, il est temps de viser une valeur spécifique et de transformer ces paramètres en résultats clés.

Un résultat clé doit être ambitieux, limité dans le temps et mesurable.

L'approche d'Atlassian en matière de résultats clés est la suivante : si vous êtes totalement sûr de pouvoir atteindre un résultat clé, vous devriez augmenter l'objectif d'environ 30 %. En revanche, si vous n'êtes pas du tout sûr d'atteindre l'objectif, le résultat clé est probablement bien défini.

La recommandation de Christina Wodtke ?

Vous ne devez avoir que 50 % de confiance en votre capacité à les réaliser.

12- Se remettre en question et se mettre d'accord sur l'ensemble final des OKR

Avant de quitter la salle, il est important que chacun soit satisfait des OKR de l'entreprise pour le prochain trimestre.

Vous partagerez ces OKR avec le reste de l'entreprise. Ils doivent avoir un sens.

Les objectifs de l'entreprise sont-ils stimulants et ambitieux ? Les employés seront-ils enthousiastes à l'idée de travailler à la réalisation de ces objectifs ?

Les résultats clés sont-ils également ambitieux ?

Sont-ils alignés sur les objectifs de l'entreprise ?

Peuvent-ils maintenir l'attention et l'enthousiasme des employés pendant un trimestre entier ?

Une fois que les OKR pour l'ensemble de l'entreprise sont bien perçus par toutes les personnes présentes, il est temps de partager la vision de l'entreprise avec le reste des employés.

Après l'atelier OKR de l'entreprise

L'organisation d'un atelier OKR au niveau de l'entreprise n'est qu'une première étape.

Vous devez maintenant vous assurer que tous les employés de l'entreprise connaissent les OKR de l'entreprise et contrôler les progrès accomplis dans la réalisation de ces objectifs.

Comment faire ?

• En programmant un atelier de révision des OKR pour le prochain trimestre, et
• En organisant des ateliers OKR au niveau de l'équipe et au niveau individuel.

Créer des OKR pour votre équipe

Une fois que l'entreprise a fixé des objectifs et des résultats clés, chaque équipe doit organiser un atelier pour déterminer à quoi elle peut contribuer.

Ils doivent examiner comment ils peuvent contribuer à la réalisation d'un objectif et définir leurs propres résultats clés.

Les chefs d'équipe organisent un atelier OKR pour leur équipe et veillent à ce que les points suivants soient respectés :

• Les résultats clés indiquent-ils des progrès dans la réalisation de l'objectif ?
• Sont-ils inspirants et ambitieux ?
• Sont-ils suffisamment concrets, mais ne se limitent-ils pas à des "tâches ou projets à exécuter" ?

Pour cet atelier, vous pouvez adapter la liste de contrôle décrite ci-dessus aux OKR de l'entreprise.

Vous devez garder à l'esprit les OKR de l'ensemble de l'entreprise, mais aussi donner à l'équipe la possibilité de proposer de nouvelles idées et de les soumettre au vote.

Il est essentiel que les chefs d'équipe impliquent l'ensemble de leur équipe, car leur travail sera directement influencé.

Fixer des OKR individuels avec les membres de votre équipe

La dernière étape est la plus difficile. Comment pouvez-vous aider vos subordonnés ou vos collègues à distiller les OKR en OKR personnels? Comment traduire des objectifs ambitieux en actions concrètes ? Et comment les employés peuvent-ils faire le lien avec leurs objectifs quotidiens ?

Bien que vous puissiez utiliser le format de l'atelier pour cette partie, il est beaucoup plus personnel d'aider vos collègues ou vos rapports un par un.

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Aidez les membres de votre équipe sur une base individuelle

• Demandez à vos employés de prendre un résultat clé et de réfléchir à l'objectif qu'ils choisissent, afin qu'ils puissent contribuer à ces résultats.
• Rédigez cet objectif et ajoutez-y trois résultats clés sur lesquels ils peuvent avoir une influence personnelle.
• Les relier à des paramètres sur lesquels leur travail a un impact direct

Une fois que vous avez réalisé cet exercice sur une base individuelle, en le rendant petit et personnel, il est bon de demander aux membres de votre équipe de partager leurs OKR les uns avec les autres.

Encourager la transparence et la responsabilité

Il existe différentes façons de demander aux individus de partager leurs OKR et d'encourager ainsi la transparence et la responsabilité. responsabilité.

Premièrement, lors de l'atelier sur les OKR de l'équipe, vous pourriez réserver une trentaine de minutes pour que chaque membre de l'équipe partage ses OKR individuels.

Deuxièmement, vous pouvez organiser un atelier dédié aux OKR au cours duquel les membres de l'équipe partagent leurs OKR personnels.

Troisièmement, vous pouvez documenter les OKR individuels dans un système de confiance tel que Holaspirit. un système fiable comme Holaspirit et les rendre visibles pour tout le monde dans cet outil.

Quatre, vous pouvez faire une combinaison de tout ce qui précède !

Quelle que soit l'option choisie, il est important que, dès que les OKR sont définis, vous prévoyiez un moment pour les réexaminer à un stade ultérieur.

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Suivi de l'atelier OKR

Comme nous l'avons vu, il n'est pas facile de fixer des OKR. Elle nécessite l'engagement et l'adhésion de l'ensemble de l'entreprise.

Les ateliers de définition des OKR constituent le début de votre cycle d'OKR. Ils ne constituent pas un objectif en soi. Il est essentiel de revoir régulièrement les OKR, de les adapter et de recommencer le processus d'établissement des OKR.

C'est ainsi que l'on apprend et que l'on obtient l'adhésion de tous.

Si vous définissez et oubliez les OKR, personne ne vous croira lorsque vous parlerez de la vision de l'entreprise. Les individus penseront qu'il s'agit d'un autre gadget managérial et ne seront pas motivés pour travailler.

En revanche, si vous prenez l'habitude de prévoir une réunion de révision des OKR à la fin de chaque atelier OKR, tout le monde se sentira impliqué et s'engagera plus rapidement.

La question qui se pose alors est la suivante : comment réviser les OKR et maintenir la motivation des personnes à long terme ?

Cette question fera l'objet d'un autre article de blog dans quelques semaines.

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Pour mettre en œuvre la méthodologie OKR dans votre organisation, n'hésitez pas à consulter notre solution Holaspirit basée sur la Holacracy méthodologie!

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En attendant, téléchargez notre liste de contrôle "Comment organiser un atelier OKR".