5 conseils pour travailler à domicile comme un pro

Il est indéniable que COVID-19 a changé la donne dans pratiquement tous les domaines - du bureau à domicile aux appels vidéo improductifs, tout a été une courbe d'apprentissage, c'est le moins que l'on puisse dire. Dans cet article, nous allons voir comment vous et votre équipe pouvez améliorer votre jeu lorsqu'il s'agit de réunions productives et de projets productifs depuis le confort de votre maison - ou de votre canapé !

Nous examinerons:‍

1. Comment respecter les conditions de productivité de chacun

2. Comment stimuler la camaraderie au sein de l'équipe

3. Clarifier les tensions au travail

4. Faire en sorte que chacun se sente inclus lorsqu'il s'agit de prendre des décisions au sein du groupe

5. Laissez les membres de votre équipe s'approprier leur propre rôle‍

L'année 2020 a transformé la société en une société virtuelle. Le commerce électronique a connu un essor fulgurant, tandis que certains magasins locaux ont été fortement touchés, et la main-d'œuvre a été à jamais modifiée et transformée en ce que nous connaissons aujourd'hui sous le nom de "bureau à domicile". Qu'on le veuille ou non, le travail à domicile est en fait bénéfique pour de nombreuses entreprises et employés, car il permet aux deux parties de réduire les coûts et d'être plus flexibles en termes d'horaires et de lieux de travail. Selon une étude et une enquête menées par McKinsey, les entreprises envisagent déjà de poursuivre le "home office" en raison des réponses positives qu'elles ont reçues : "Une mesure qui réduira l'espace global dont elles ont besoin et qui amènera moins de travailleurs dans les bureaux chaque jour. Une enquête menée par McKinsey auprès de 278 cadres en août 2020 a révélé qu'en moyenne, ils prévoyaient de réduire l'espace de bureau de 30 %."

Au fur et à mesure que cette évolution se poursuit, les réunions virtuelles et les conférences téléphoniques continueront à se multiplier. "20 à 25 % de la main-d'œuvre des économies avancées pourrait travailler à domicile entre trois et cinq jours par semaine, ce qui représente quatre à cinq fois plus de travail à distance qu'avant la pandémie et pourrait entraîner un changement important de la géographie du travail. Cela représente quatre à cinq fois plus de travail à distance qu'avant la pandémie et pourrait entraîner un changement important dans la géographie du travail, les individus et les entreprises quittant les grandes villes pour s'installer dans les banlieues et les petites villes", indique McKinsey dans son rapport. ‍

Que se passe-t-il maintenant ?

Ne vous inquiétez pas si vous pensez que la vie virtuelle n'est pas faite pour vous en raison de la bataille constante entre les problèmes de communication au sein de votre équipe ou les appels vidéo improductifs. Voici quelques conseils pour faciliter le travail à domicile :

CONSEIL No 1 - Respectez les conditions de productivité de chacun

Le respect est un élément essentiel d'un flux de travail harmonieux, en particulier en dehors d'un environnement de bureau. Chaque employé a un état d'esprit différent en matière de productivité - pour certains, une réunion matinale peut fonctionner, tandis que pour d'autres, une vérification l'après-midi est la meilleure solution. Selon une étude de Harvard, le sentiment d'être respecté est ce qui importe le plus aux employés lorsqu'il s'agit de leadership de leadership. "Dans les environnements où l'on manque de respect, on observe généralement une surveillance tayloriste et une microgestion, des incivilités et des abus de pouvoir, ainsi que le sentiment que les employés sont interchangeables", ajoute le rapport lorsqu'il s'agit de respecter les employés et de leur permettre d'être productifs à leur guise.

Et comment améliorer la productivité ?

Soyez productif avec votre équipe en organisant des réunions tactiques efficaces depuis votre domicile - conseils :

• Réglez une minuterie pour vous assurer que tout le monde reste dans les temps.
• Discutez entre vous de ce qui se passe et des projets en cours. C'est un excellent moyen d'améliorer la visibilité et de permettre à tout le monde de participer. 
• Discutez et partagez des indicateurs et mesurez vos actions et vos efforts. 
  

Avec Holaspirit vous pouvez organiser des réunions tactiques à l'aide d'une myriade d'actions et d'outils pour adapter vos réunions à vos équipes et à votre organisation.

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CONSEIL N° 2 - Renforcer les liens et la camaraderie au sein de l'équipe

Le bureau à domicile ne convient peut-être pas à tout le monde, et souvent, avec le wifi qui ne fonctionne pas, le travail en solo peut devenir fastidieux et stressant. Alors, comment stimuler la camaraderie entre vos collègues et vos équipes ? 

Créez des check-ins sans travail avec vos équipes à un moment flexible qui convient à tout le monde ! Suggérez des sujets intéressants à approfondir et à discuter - ce sont d'excellents moyens de briser la glace et de tester l'état d'avancement de chacun.

Des jeux rapides et faciles pour commencer la semaine peuvent avoir un impact positif sur les gens, en particulier s'ils ont du mal à se sentir seuls - ou si vous avez des enfants à la maison, cela peut être un énorme déstressant !

Voici quelques conseils pour briser la glace :

CONSEIL N° 3 - Clarifier les tensions au travail

Les tensions au travail sont tout à fait normales et il est indispensable de s'y attaquer dès que possible si vous voulez que votre travail se déroule sans heurts. 

La communication est essentielle lorsqu'il s'agit de les résoudre - et mon conseil est le suivant : parlez-en lors de réunions planifiées, de manière efficace, afin que chacun contribue aux solutions et à la prise de décision. Ne laissez pas les membres de votre équipe se sentir seuls en cas de problème. 

Des conseils sur la manière d'exprimer vos préoccupations :

• Organisez une réunion. Il peut s'agir d'une réunion de cinq à dix minutes pour discuter de ce qui vous empêche de poursuivre vos tâches professionnelles. 
• Ne laissez pas vos préoccupations s'accumuler. Non seulement cela créera un grand point d'interrogation au travail, mais il est toujours bon de garder les choses claires pour éviter les malentendus. 
  

Avec Holaspirit, vous pouvez exprimer vos préoccupations lors des réunions tactiques à l'aide de notre outil : Tensions. Vous pouvez mettre en lumière ce qui vous préoccupe et vos collègues peuvent également donner leur avis sur la question. Vous pouvez également résoudre le problème plus rapidement et plus efficacement qu'en utilisant des services de communication unifiée.

Discutez, clarifiez et allez de l'avant !

CONSEIL N° 4 - Faites en sorte que tout le monde se sente concerné par la prise de décision en groupe

Levez la main si vous vous êtes déjà senti exclu de votre équipe et de la prise de décision ? Je sais, cela m'est arrivé ! Ce n'est pas agréable d'être mis à l'écart, surtout s'il s'agit de votre projet. Je vous comprends. 

L'un des moyens de faire en sorte que vos collègues se sentent inclus est de mettre au point des techniques de prise de décision en groupe où chacun est impliqué et participe au processus de décision. Par exemple, si vous pratiquez Holacracy -que nous vous recommandons vivement d'adopter-, vous pouvez inclure tout le monde de plusieurs manières.

Techniques de prise de décision :

• Vote
• Remue-méninges
• Technique Delphi
• Notation pondérée
• Technique du groupe nominal 
  

Alex Lyon, coach, partage des méthodes sur la façon de gérer efficacement la prise de décision en groupe.

CONSEIL N° 5 - Laissez les membres de votre équipe s'approprier leurs propres rôles

Le travail à domicile serait beaucoup plus facile si nous pouvions laisser les membres de notre équipe s'approprier leur propre rôle. Et par là, je veux dire, prendre le contrôle total des tâches et des projets sans avoir besoin de faire de la microgestion. Des études ont montré que pour encourager les membres de notre équipe, il est essentiel de les laisser diriger et briller : "En encourageant les autres à diriger, vous pouvez plus facilement atteindre les objectifs de l'entreprise et créer un environnement de travail stimulant et favorable.

Permettez à chaque membre de l'équipe d'agir et de devenir son propre acteur dans le rôle qui lui est assigné. Vous serez agréablement surpris de constater que certains d'entre eux agissent réellement et font la différence au sein de l'entreprise. 

Conseils sur l'appropriation des rôles au sein des équipes :

• Respecter le rôle de chaque membre de l'équipe
• Faites le point avec votre équipe pour des réunions efficaces
• Utilisation OKR - Cela mettra tout le monde sur la même longueur d'onde en ce qui concerne l'objectif global de l'entreprise. l'objectif
  

Comment s'approprier le Holaspirit ?

Le module Projet vous permet d'organiser vos projets dans des tableaux Kanban. Les tableaux sont organisés en 4 colonnes : Futur, En attente, En cours, Terminé.

Généralement associé à la gestion Agile ou ScrumLes tableaux Kanban permettent aux équipes de suivre les progrès et d'identifier les problèmes. 

Chaque cercle dispose de son propre tableau pour organiser les projets et les tâches, suivre les progrès et collaborer avec les membres des autres cercles.

Les projets sont représentés par des cartes qui peuvent être déplacées dans le Kanban d'une colonne à l'autre. Les cartes contiennent différentes informations et options :

• Étiquettes : pour ajouter une touche de couleur, des catégories et de la clarté
• Membre(s) ou rôle attribué
• Dates d'échéance : pour ne pas perdre de vue vos projets et actions
• Liste de tâches : pour diviser les projets importants en tâches plus petites
• Pièces jointes : pour lier les cartes à des documents ou à des images afin que tout soit organisé dans un seul espace.
• Cartes de commentaires : pour engager une conversation et communiquer des mises à jour de manière plus significative 

Que vous soyez ou non adepte du "bureau à domicile", il existe de nombreux outils pour vous aider à rendre cette nouvelle façon de travailler plus agréable. ‍

Travailler à domicile avec des outils ingénieux - réservez votre appel !