Notre guide pas à pas pour des réunions de gouvernance efficaces

Votre organisation a-t-elle du mal à mettre en œuvre le changement? Vos employés ont-ils souvent l'impression d'être tenus à l'écart des décisions importantes qui les concernent ? Que vous souhaitiez modifier un rôle, un processus ou une politique, il existe un moyen simple de le faire efficacement, tout en impliquant vos employés dans le processus. C'est ce qu'on appelle réunions de gouvernance!

Dans les holacracy et la sociocratie, les réunions de gouvernance permettent de s'assurer que la voix de chaque membre de l'équipe est entendue et que les décisions sont prises en collaboration. Cette approche collaborative favorise le sentiment d'appartenance et l'engagement des membres de l'équipe, ce qui permet à l'organisation d'être plus agile et plus réactive.

Dans cet article, nous expliquons ce qu'est une réunion de gouvernance, pourquoi elle est essentielle, et nous fournissons un guide étape par étape sur la façon de la mener. À la fin, vous serez en mesure d'organiser des réunions de gouvernance efficaces et d'accélérer ainsi le changement au sein de votre organisation.

Qu'est-ce qu'une réunion de gouvernance ?

Définition

Une réunion de gouvernance est une réunion structurée au cours de laquelle les membres de l'équipe se réunissent pour discuter et prendre des décisions concernant la structure, les rôles, les politiques et les processus de l'organisation. 

Contrairement aux réunions tactiques, qui se concentrent sur les opérations quotidiennes et les questions liées aux tâches immédiates, les réunions de gouvernance abordent le cadre plus large dans lequel l'équipe opère. Cela permet de s'assurer que les rôles de chacun sont clairs et que le système de gouvernance de l'organisation évolue pour répondre aux besoins actuels.

Objectifs

Les principaux objectifs des réunions de gouvernance sont les suivants

• Clarifier les rôles et les responsabilitésLes membres de l'équipe doivent s'assurer que chaque membre de l'équipe comprend son rôle et comment il s'intègre dans la structure globale.
• Mettre à jour ou créer de nouvelles politiques ou de nouveaux processus, afin d'améliorer le flux de travail et de relever les nouveaux défis.
• Résoudre les problèmes de gouvernance qui peuvent entraver les performances et le bien-être de l'équipe (comme le chevauchement des rôles ou le manque de clarté dans le pouvoir de décision).

Processus décisionnel intégratif

Sur le site holacracy, les réunions de gouvernance sont structurées sur la base d'un processus décisionnel intégratif (IDM). Ce processus garantit que toutes les voix sont entendues et prises en compte, et favorise une approche collaborative de la prise de décision. 

Pour qu'une proposition soit mise en œuvre selon ce processus, il n'est pas nécessaire que tout le monde soit d'accord avec elle, mais personne ne doit avoir d'objection à son sujet.

Alors, comment cela fonctionne-t-il exactement ? Lisez la partie suivante pour comprendre quelles sont les étapes clés 😉.

À quoi ressemble une réunion typique sur la gouvernance ?

Les réunions de gouvernance suivent généralement une structure spécifique afin de garantir leur efficacité. Vous trouverez ci-dessous un modèle détaillé, étape par étape, pour vous guider :

Enregistrement

Commencez la réunion par une brève prise de contact, au cours de laquelle les participants peuvent faire part de leur situation actuelle ou de toute préoccupation urgente. C'est le moment de poser des questions telles que

• "Comment vous sentez-vous aujourd'hui ?"
• "Y a-t-il quelque chose qui vous préoccupe et qui pourrait vous distraire pendant cette réunion ?"

Cela permettra à chacun d'être présent et concentré pendant la réunion.

Ordre du jour

Le moment est venu d'examiner et de discuter les propositions que chaque participant souhaite mettre en œuvre. Avant d'entamer la discussion, prenez le temps d'ajouter ces propositions à l'ordre du jour (si cela n'a pas déjà été fait à l'avance). Une fois que tout est noté, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous 👇

1. Présentation des propositions

Chaque membre de l'équipe commence par présenter ses propositions, l'une après l'autre. Les propositions doivent porter sur des questions de gouvernance spécifiques telles que la définition des rôles, les politiques ou les processus.

Voici un exemple de proposition : Redéfinir le rôle de "coordinateur d'équipe" pour y inclure la responsabilité de la gestion de la programmation de l'équipe.

Pour s'assurer que chaque proposition est claire et valable, l'animateur de la réunion peut poser des questions telles que

• "Pouvez-vous résumer votre proposition ?
• "Quel est le problème spécifique que vous essayez de résoudre avec cette proposition ?

2. Clarification des propositions

Les membres de l'équipe peuvent ensuite poser des questions pour clarifier certains aspects des propositions et en acquérir une bonne compréhension.

Par exemple :

• "Pouvez-vous expliquer comment la responsabilité supplémentaire de la gestion de la programmation de l'équipe s'intégrera dans la charge de travail actuelle du coordinateur d'équipe ?
• "Quelles ressources seront nécessaires pour soutenir cette nouvelle responsabilité ?

3. Réactions aux propositions

Une fois la proposition clarifiée, chaque membre de l'équipe peut y réagir. Ils peuvent, par exemple, exprimer leur soutien, leurs préoccupations ou leurs suggestions d'amélioration. 

Par exemple :

• "Je soutiens cette modification car elle répond à nos problèmes actuels de programmation.
• "Je crains que cela ne surcharge le coordinateur de l'équipe".

En fonction des réactions de chacun, la personne à l'origine de la proposition peut clarifier à nouveau l'objectif de la proposition et, le cas échéant, y apporter des modifications (bien qu'il ne soit pas nécessaire de le faire à ce stade). 

4. Objections aux propositions

Au cours du tour suivant, le facilitateur invite les participants à soulever des objections une à une, en posant des questions telles que

• "Voyez-vous des inconvénients ou des problèmes potentiels liés à cette proposition ?
• "Pouvez-vous expliquer pourquoi vous pensez que cette proposition pourrait poser un problème ?"

Les objections doivent être fondées sur des questions tangibles qui causeraient un préjudice ou des problèmes importants pour le cercle. 

Par exemple :

• "Cette proposition pourrait augmenter la charge de travail du coordinateur d'équipe.
• "Il pourrait y avoir un chevauchement avec les responsabilités du directeur des opérations.

5. Intégration et modification des propositions

Si des objections sont soulevées, la proposition est modifiée pour s'assurer qu'elle tient compte de ces objections. L'objectif est d'intégrer les commentaires et de créer une proposition qui convienne à tout le monde.

Par exemple, la proposition modifiée pourrait être la suivante : Adapter le rôle de "coordinateur d'équipe" pour y inclure la gestion de la programmation de l'équipe, mais aussi redistribuer certaines tâches de ce rôle à d'autres rôles pour éviter la surcharge.

Si les participants n'ont plus d'objections, la proposition est acceptée et les participants peuvent discuter d'une autre proposition à l'ordre du jour.

💡 Conseil de pro : une fois qu'une proposition est validée, créez une action de suivi et attribuez un rôle de responsable pour vous assurer que la proposition est suivie d'effet après la réunion.

Clôture

Le facilitateur termine la réunion par un bref tour de table au cours duquel les participants peuvent faire part de leurs dernières pensées ou réflexions sur la réunion. Il s'agit généralement de questions telles que

• "Que pensez-vous de la réunion d'aujourd'hui ?"
• "Vous sentez-vous au clair avec les décisions prises et les prochaines étapes ?

Bonnes pratiques pour des réunions de gouvernance efficaces

Pour que vos réunions de gouvernance soient productives et efficaces, envisagez de mettre en œuvre les meilleures pratiques suivantes :

Clarifier les rôles

Des rôles clairement définis au sein de la réunion permettent de maintenir la structure et l'efficacité. Les rôles clés sont les suivants

• Facilitateur: Il guide la réunion, veille au respect de l'ordre du jour et gère la discussion pour la maintenir sur la bonne voie.
• Secrétaire: Elle prend des notes, enregistre les décisions et les actions, et veille à ce que toutes les informations importantes soient documentées.
• Chronométreur: Il surveille le temps pour s'assurer que la réunion ne dépasse pas la durée allouée et que chaque point de l'ordre du jour est couvert.

Définir une fréquence et une heure

Établissez un calendrier régulier pour les réunions de gouvernance afin de maintenir la cohérence et de veiller à ce que les questions de gouvernance en cours soient traitées rapidement. Une bonne fréquence pourrait être une fois par mois, mais cela peut varier en fonction des besoins de votre organisation.

En outre, veillez à allouer un temps spécifique à la réunion et à respecter ce délai afin d'éviter tout dépassement. Une réunion de gouvernance typique peut durer de 30 à 90 minutes, en fonction du nombre de propositions à l'ordre du jour. N'oubliez donc pas d'en tenir compte.

Favoriser la sécurité psychologique

Créez un environnement dans lequel les membres de l'équipe se sentent psychologiquement en sécurité et peuvent exprimer leurs réactions et leurs objections sans crainte. Cela favorise une communication ouverte et honnête, essentielle à une prise de décision efficace.

Clarifier les prochaines étapes

Veiller à ce que les prochaines étapes soient clairement définies à la fin de la réunion. Il s'agit notamment de

• Documenter ce qui a été décidé et pourquoi.
• Assigner des actions de suivi à des personnes ou à des rôles spécifiques.
• Fixer des délais pour la réalisation de ces actions.

Utiliser un outil spécifique

L'utilisation d'un outil conçu pour les réunions de gouvernance peut aider à rationaliser le processus. Holaspiritpar exemple, offre plusieurs fonctionnalités conçues pour des réunions de gouvernance efficaces :

• Gestion des propositions: Ajoutez, suivez et gérez facilement les propositions.
• Suivi des décisions: Enregistrez et suivez les décisions prises au cours de la réunion.
• Gestion des tâches: Créez et assignez des actions de suivi à des rôles spécifiques ou à des membres de l'équipe directement dans l'outil.
• Définition des rôles: Définir clairement les rôles et les adapter si nécessaire pendant et après la réunion.
• Modèles de réunion: Utilisez des modèles prédéfinis pour vous assurer que les réunions sont cohérentes et structurées.

En conclusion

Des rôles et un ordre du jour clairs, une préparation adéquate, l'utilisation d'outils tels que Holaspirit et une attention particulière à la sécurité psychologique et à la gestion du temps peuvent vous aider à mener des réunions de gouvernance qui font vraiment la différence. En intégrant ces éléments, vous serez en mesure de traiter efficacement les questions de gouvernance, de favoriser la collaboration et de conduire votre organisation vers ses objectifs avec agilité et transparence. 

Prêt à voir comment Holaspirit peut améliorer vos réunions de gouvernance ? Contactez notre équipe commerciale pour découvrir comment nos fonctionnalités peuvent rationaliser vos processus de prise de décision.

Want to know more about organizational models like Holacracy and Sociocracy, and how they can help improve meeting efficiency? Download our latest white paper on this topic 👇

Access White Paper

In our white paper "The Ultimate Guide to Organizational Models", you'll get: a comprehensive overview of innovative organizational models (like Agile, Teal, Holacracy, Constitutional Management, and more), testimonials from pioneer organizations that have successfully adopted it, best practices for choosing, implementing and measuring the effectiveness of our model, as well as digital tools to facilitate the transition.