L'intégration des nouveaux employés : un processus en 5 étapes (listes de contrôle gratuites incluses)

Vous avez engagé quelqu'un, c'est très bien !

Et maintenant ?

Cet article vous aidera à développer une expérience d'accueil efficace et mémorable.

Nous allons passer en revue les 5 différentes phases du processus d'intégration des employés :

1. Pré-embarquement
2. Embarquement général de l'entreprise
3. Intégration de l'équipe et du rôle
4. Développement continu
5. Débarquement

Nous avons inclus un téléchargement gratuit de nos listes de contrôle d'accueil et de notre modèle d'e-mail de bienvenue à la fin de l'article.

Pourquoi l'intégration des nouveaux employés est-elle importante ?

L'intégration des nouveaux employés est cruciale car elle contribue à une expérience positive de l'ensemble des employés.

Une intégration efficace aura un effet positif sur votre image de marque en tant qu'employeur, l'engagement des employés et la rotation du personnel.

Moins de rotation du personnel

Aujourd'hui, alors que les Millennials constituent la majeure partie de la main-d'œuvre nouvellement recrutée, la demande d'amélioration de l'expérience des employés augmente. Selon une étude, la perte d'un employé du millénaire peut coûter à l'entreprise entre 15 000 et 25 000 dollars.

Le recrutement et l'intégration jouent un rôle essentiel dans la lutte contre les taux de rotation élevés.

Le recrutement ne consiste pas seulement à trouver la meilleure personne pour le poste, mais aussi à fixer les bonnes attentes.

Pour une expérience d'intégration optimale, commencez par s'assurer que les rôles de recrutement et d'intégration collaborent et communiquent bien entre eux.

Plus d'engagement des employés

L'intégration de vos nouveaux employés est primordiale :

• leur faire sentir qu'ils sont les bienvenus,
• l'atterrissage dans l'entreprise et l'équipe, et
• les mettre à niveau et les préparer à leur rôle au sein de votre entreprise.

La période d'intégration donne également le ton.

Si vous travaillez dans une auto-organisation et que vous accordez de l'importance à l'autonomie, cela doit se refléter dans votre processus d'intégration.

Un bon plan d'intégration trouve un équilibre entre tenir les nouveaux par la main et les laisser s'immerger dans la culture de l'entreprise et nager de leurs propres ailes.

Quelles sont les différentes phases d'une intégration réussie ?

D'après mon expérience, tout processus d'intégration efficace comporte cinq phases clés.

Vous remarquerez que je fais une distinction entre un programme général d'intégration des employés au niveau de l'entreprise et un programme d'orientation spécifique au niveau de l'équipe et du rôle.

En effet, certaines informations, compétences et formations sont pertinentes pour tous les employés, tandis que d'autres compétences et connaissances sont spécifiques à un rôle ou à une équipe.

Ces deux aspects de l'intégration doivent être abordés et je pense qu'il est préférable de le faire séparément.

Phase 1 : Pré-affichage

Vous avez trouvé la personne qui vous convient, elle a accepté l'offre et la date d'entrée en fonction a été fixée. L'intégration de votre nouvel employé commence maintenant.

Ne vous méprenez pas en pensant que cela ne commence que lorsque le nouveau membre de votre équipe entre dans le bureau ou s'enregistre dans Zoom pour la première fois.

L'intégration d'un employé commence dès la signature de son contrat.

Il s'écoule souvent un mois, voire deux ou plus, entre la signature d'un contrat et le premier jour de travail de votre employé. Ce que vous voulez éviter, c'est de courtiser ces nouveaux membres de l'équipe au cours de la phase de recrutement, pour ensuite les laisser tomber jusqu'à leur premier jour. Gardez le contact !

La phase qui s'écoule entre la signature du contrat et le premier jour de travail de l'employé est un moment idéal pour s'échauffer et se préparer à son entrée en fonction.

Un bon moyen d'y parvenir est que le responsable des ressources humaines affecte le responsable du recrutement et/ou un binôme d'intégration à la nouvelle recrue dans un outil d'intégration.

Ensuite, le responsable du recrutement et le binôme d'intégration peuvent passer par une liste de contrôle d'intégration des nouveaux employés pour s'assurer que le nouveau membre de l'équipe se sente le bienvenu dès le moment où il a accepté de se joindre à l'équipe.

Cette liste de contrôle pour les nouveaux embauchés peut comprendre des éléments aussi variés que

• envoyer un courriel de bienvenue de la part du directeur général
• envoyer une photo d'équipe accompagnée d'un message de bienvenue
• donner au nouvel employé un accès anticipé à notre chat interne
• envoyer un kit de bienvenue avec des cadeaux et de la documentation, et
• demander au nouvel employé de choisir sa configuration informatique préférée

L'intégration préalable est essentielle car elle permet au nouvel employé de s'immerger dans la culture de votre entreprise dès le début. C'est particulièrement important pour les nouveaux employés à distance qui n'ont peut-être pas l'occasion de visiter vos bureaux.

Phase 2 : Intégration générale de l'entreprise

Pour le nouvel embauché, cette partie de l'orientation du nouvel employé est primordiale :      

• comprendre la culture et l'histoire de votre entreprise
• en consultant le manuel de l'employé,
• se familiariser avec l'outillage de l'entreprise,
• voir la structure et l'organigramme de votre entreprise organigrammeet
• apprendre comment vous travaillez.

Pour votre organisationCette partie du processus d'intégration de l'employé a pour but d'améliorer la qualité de vie des employés :

• la mise à disposition de clés de bureau, d'un bureau et de matériel,
• créer des comptes et donner accès aux bons outils,
• remplir tous les formulaires nécessaires pour les ressources humaines et la paie.

Je conseillerais que ces responsabilités générales en matière d'intégration fassent partie d'un cercle comme l'équipe RH ou le cercle des personnes.

Bien que je recommande de séparer l'intégration générale et l'intégration de l'équipe et du rôle, les deux programmes doivent être alignés. Et je suggère fortement de commencer par l'onboarding général avant que le nouvel employé ne prenne ses fonctions.

Je sais que vous ne pouvez probablement pas attendre qu'il prenne ses fonctions, car vous l'avez engagé pour une raison précise, vous avez besoin de ses ressources, et de préférence le plus tôt possible.

Cependant, si vous vous précipitez trop rapidement dans leur rôle, je sais par expérience que l'intégration générale est facilement reléguée au second plan. À long terme, cela peut nuire à la productivité des employés et à leur la fidélisation des employés.

En effet, en l'absence de transparence et d'une intégration formelle solide à l'échelle de l'entreprise, le nouvel employé aura du mal à trouver les informations dont il a besoin pour faire du bon travail au sein de l'équipe.

Avant de demander aux nouveaux membres de l'équipe de s'atteler à leur nouveau travail, donnez-leur au moins trois jours à une semaine - certaines entreprises leur donnent même quelques semaines - pour apprendre à connaître l'entreprise, passer une journée avec d'autres services, absorber toutes les connaissances générales dont ils ont besoin.

Formez-les correctement à votre méthode de travail, à votre outillage et à votre communication, avant de les initier à leur rôle. Si vous décidez de les initier à leur rôle dès le départ, il sera plus difficile de rattraper leur efficacité plus tard dans le jeu.

Trouver le bon équilibre entre l'information à l'échelle de l'entreprise et l'information à l'échelle de l'équipe

En optimisant le programme d'accueil des nouveaux employés chez Springest, j'ai résolu cette tension en créant un rôle appelé "Newbie".

Chaque fois qu'une personne entrait chez Springest, elle commençait immédiatement par un rôle. C'est la seule fonction qu'il occupe au cours de sa première semaine.

Une fois qu'ils ont terminé leur programme d'intégration, j'en informe le Lead Link, qui leur attribue le rôle de Springeteer.

(Springest travaillait en tant que Holacracy et, en tant que tel, le Lead Link était responsable de cette action, mais vous pouvez décider d'en informer les RH ou leur binôme d'intégration à la place).

En soi, il s'agit déjà d'un progrès, car ils sont en train d'évoluer vers leur(s) prochain(s) rôle(s). Il s'agissait d'une première petite victoire pour eux dès le début (yay !).

Le rôle de Springeteer est le seul rôle détenu par tout le monde dans l'entreprise et le seul rôle qui figure dans votre contrat et que vous ne pouvez pas abandonner. Viisi a depuis mis en place les Viisionairs et j'ai vu d'autres entreprises faire de même.

Phase 3 : Plan d'intégration des équipes et des rôles

L'intégration des équipes et des rôles se fait principalement avec le compagnon d'intégration du nouvel employé.

Le premier conseil que je peux donner pour améliorer l'efficacité du processus d'intégration est de désigner une personne - le binôme d'intégration - qui sera leur interlocuteur privilégié en cas de questions. Car les nouveaux embauchés ont BEAUCOUP de questions !

C'est tout à fait normal.

Mais si vous n'y prenez pas garde, cela peut aussi être extrêmement distrayant et préjudiciable à votre organisation.

Selon une étude de l'université de Californie à Irvine, il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour reprendre une tâche après avoir été interrompu.

Dans ce contexte, et même si l'équipe est sympathique et serviable, vous voudrez éviter que les nouveaux venus ne tirent tout le monde de leur travail en posant des questions au grand public.

Désigner une personne pour répondre à toutes les questions

Veillez à ce que votre nouvel employé soit assis à côté de son compagnon d'intégration au cours des premières semaines. De cette façon, une seule personne - qui est en fait responsable - est distraite.

Utilisez une logique similaire pour les outils d'intégration à distance et de communication interne : si un nouvel employé pose une question générale à personne en particulier dans un grand groupe, tout le monde sera distrait par une notification. S'il prend l'habitude d'envoyer toutes ses questions à l'ami qui lui a été assigné dans un DM, une seule personne sera distraite.

Il est facile de voir ce qui est le mieux pour l'organisation dans son ensemble.

En effet, aider les autres lorsque cela ne fait pas partie de votre rôle peut avoir des conséquences négatives involontaires. des conséquences négatives involontaires.

Inspirer une culture de la résolution des problèmes

Si vous travaillez dans cette entreprise depuis un certain temps déjà et que vous connaissez les réponses à la plupart des questions, il est très facile et rapide pour les nouveaux embauchés de vous les poser.

Il est également très facile pour vous de leur donner une réponse directe.

Cependant, ce qui est une solution facile et rapide aujourd'hui peut ne pas être la bonne approche à long terme. Surtout dans un environnement auto-organisé qui valorise l'autonomie.

En effet, dans une organisation autogérée, former les nouveaux employés à s'approprier leur rôle est l'un des principaux objectifs du processus d'intégration des employés.

Si vous n'encouragez pas l'autonomie au cours du processus d'intégration, ne vous étonnez pas si les nouveaux employés mettent du temps à se mettre au diapason et à faire preuve de qualités entrepreneuriales.

Bien entendu, pour que cela fonctionne, vous devez vous assurer que les informations sont disponibles et faciles à trouver.

C'est en partie pour cette raison que nous avons créé Holaspirit pour faciliter l'orientation des nouveaux embauchés.

Il ne s'agit pas d'un logiciel d'intégration des employés conçu pour les professionnels des ressources humaines, mais il s'agit bel et bien d'une solution d'intégration des employés !

Il est parfait pour :

• ‍établir desattentes claires pour un rôle,

‍

• se familiariser avec la structure organisationnelle de l'entreprise,

‍

• comprendre qui fait quoi et comment les différentes équipes travaillent les unes avec les autres.

‍

Intégrer Holaspirit au programme d'intégration structuré est un excellent moyen d'aider les nouveaux employés à se mettre rapidement au diapason.

Comment protéger votre temps et rester aimable

Vous devez trouver le bon équilibre entre la disponibilité pour les questions urgentes et la possibilité de travailler sans être interrompu.

Une technique qui fonctionne bien consiste à programmer des sessions quotidiennes ou hebdomadaires de questions-réponses sur l'intégration, au cours desquelles les nouveaux embauchés peuvent poser toutes leurs questions non urgentes.

Pro-tip : si plusieurs personnes commencent à travailler dans votre équipe en même temps, organisez ces questions-réponses de groupe afin de gagner du temps et de ne pas avoir à répondre aux mêmes questions pour différentes personnes.

Lorsqu'un nouvel embauché vous interrompt pour poser une question en dehors des séances régulières d'intégration, prenez l'habitude de lui demander s'il a besoin d'aide tout de suite ou s'il peut attendre la séance de questions-réponses.

S'ils ont besoin d'aide immédiatement, demandez-leur ce qu'ils ont essayé jusqu'à présent, où ils ont cherché les informations ou par où ils commenceraient pour essayer de résoudre le problème.

Vous n'y arrivez pas ? Laissez-moi vous montrer où chercher !

Bien entendu, le compagnon d'accueil doit s'adapter à la situation.

Si vous remarquez qu'une personne est timide et qu'elle a du mal à demander de l'aide, vous pouvez prendre de ses nouvelles tout au long de la journée pour vous assurer qu'elle n'est pas complètement perdue pendant des heures.

Lors de l'intégration à distance, vous devez vous assurer que le nouvel employé se sente soutenu et qu'il fasse partie de l'équipe. Inviter 1 ou 2 personnes à se joindre aux questions-réponses de votre onboarding virtuel peut être un excellent moyen pour les nouveaux embauchés d'en savoir plus sur l'entreprise.

Phase 4 : Développement continu

Recueillir un retour d'information pour affiner le processus

Pour optimiser votre processus d'intégration, prévoyez des rendez-vous réguliers pendant au moins trois mois afin de demander à chaque nouvel employé des retours d'expérience.

Que pensent-ils de leur expérience d'accueil ?

Qu'est-ce qu'ils aiment ?

Qu'est-ce qui peut être amélioré ?

Y a-t-il des informations manquantes ?

Souhaitent-ils que certaines mesures soient prises plus tôt ?

Un regard neuf = des idées neuves

Les nouveaux employés ont de nouvelles idées sur tous les niveaux de votre organisation, et pas seulement sur le processus d'intégration.

Ils n'ont pas encore adopté votre façon de faire.

C'est pourquoi j'aime demander aux nouveaux embauchés un retour d'information sincère sur la façon dont nous gérons les choses. Je leur demande une liste des améliorations qu'ils apporteraient si cela ne dépendait que d'eux.

C'est incroyable ce que vous pouvez apprendre sur vos propres processus, mais aussi sur l'ingéniosité de ces nouvelles perles que vous avez embauchées.

Continuez à faire des vérifications avec le compagnon d'intégration tout au long des trois premiers mois. Conservez un créneau hebdomadaire dédié aux questions-réponses, mais évaluez la nécessité d'en faire avec le nouveau venu toutes les (autres) semaines.

Phase 5 : La mise à l'écart

La façon dont vous traitez les membres de votre équipe qui quittent votre organisation en dit long sur votre culture d'entreprise.

Prenez le temps de réfléchir aux processus d'intégration actuels :

• Sont-ils conformes à vos valeurs ?
• La personne qui part se sent-elle valorisée ?
• Est-ce qu'ils rassurent les personnes qui restent sur place sur le fait que vous êtes digne de confiance ?

Il n'est pas nécessaire que ce soit quelque chose d'extravagant, tant que c'est sincère et aimable.

En fonction de l'ancienneté de l'employé dans l'entreprise, une simple pause-café au cours de laquelle vous réunissez les gens et remerciez l'employé pour son temps est tout à fait acceptable.

Vous ne voulez pas jouer la comédie et prétendre que tout va bien lorsqu'une collaboration difficile prend fin, mais vous ne voulez pas non plus ignorer complètement quelqu'un.