Comment gérer une équipe à distance

En 2019, des études ont montré que 74 % des travailleurs américains se disaient prêts à quitter leur emploi pour un emploi à distance. C'était avant la crise, et aujourd'hui, ce chiffre a augmenté. Selon une enquête réalisée par FlexJobs en juillet et août 2021 : 58% étaient plus désireux d'adapter leur emploi du temps à un bureau à distance à temps plein, tandis que 39% se disaient prêts à acquérir un modèle hybride. Ainsi, 97 % des employés sont plus enclins à accepter un travail à distance. De la volonté de concilier vie privée et carrière à l'enfermement, le travail à distance est de plus en plus demandé.

Dans cet article, nous commencerons par comprendre les avantages et les inconvénients de la gestion des employés à distance. N'oublions pas non plus que tous les employés ne réussissent pas à télétravailler et que vous devrez comprendre comment identifier les bons membres de l'équipe à distance et les aider à s'améliorer.

Ensuite, nous partagerons une méthode efficace - grâce à des études minutieuses - relative à la gestionqui comprend l'organisation et les techniques pour maintenir la motivation de votre équipe virtuelle avec un soutien sans faille.

En outre, nous donnerons quelques conseils concernant la crise Covid et la prise de conscience des enjeux en matière de gestion des équipes à distance.

Pour ceux qui n'ont pas le temps de lire tout l'article, vous trouverez à la fin de cet article nos cinq conseils dans un guide complet pour gérer une équipe avec succès.

• Avantages et défis de la gestion des employés à distance dans votre organisation
• Comment identifier les bons employés à distance et les préparer
• La méthode la plus efficace pour gérer une équipe à distance
• Comment maintenir la motivation d'une équipe à distance et soutenir les employés ?
• Gérer une équipe pendant la crise
• Cinq conseils dans un guide complet pour gérer une équipe à distance ‍

Avantages de la gestion des employés à distance dans votre organisation

Le travail à distance, ou télétravail, améliore l'autonomie. Les salariés doivent gérer leur emploi du temps et organiser leurs journées pour accomplir leurs tâches au bon moment. La plupart du temps, c'est plutôt agréable, car les salariés peuvent économiser de l'argent sur les transports publics, économiser de l'énergie et améliorer leurs compétences en trouvant des solutions par eux-mêmes.

En outre, un environnement à distance augmente la productivité : celle des employés et celle des entreprises. En outre, l'autonomie et l autogestion représentent la possibilité de déléguer plus de tâches aux employés, ce qui est un atout conséquent pour les managers. Ils peuvent ainsi consacrer leur temps et leur énergie de manière plus productive pour l'entreprise.

Une enquête française menée par la Direction générale des entreprises a révélé que 85% des entreprises ayant répondu considèrent que le télétravail augmente la productivité.

On peut expliquer ces données par le fait que le télétravail permet :

- augmentation de la productivité de 5 à 10

- économie d'argent jusqu'à 30 % de l'immobilier

- une motivation plus importante ressentie par les employés

- réduction de l'absentéisme (diminution de 20 %)

- une baisse du chiffre d'affaires

- une plus grande flexibilité des employés

- un meilleur mode de vie pour les employés

Comme nous le savons, les membres de l'équipe à distance n'ont pas besoin de se rendre au bureau et cela permet aux employés de concilier vie privée et vie professionnelle. En outre, en mettant en œuvre la culture du travail à distance dans une entreprise, les chefs d'entreprise peuvent réaliser des économies : les locaux, l'eau, l'électricité et les dépenses quotidiennes sont moins onéreux, ce qui se répercute sur les salaires ou les investissements.

En outre, l'embauche de travailleurs à distance ouvre la porte à différents types de profils de travail : origines, pays, fuseaux horaires différents, etc. Une main-d'œuvre à distance augmente l'accessibilité de l'entreprise et encourage une plus grande inclusion (pour les personnes qui ne peuvent pas passer rapidement de leur domicile à un bureau, par exemple).

Les défis de la gestion des employés à distance dans votre organisation

Même si l'on peut penser que diriger des équipes à distance est le "nouveau pouvoir de performance" des entreprises, cela s'accompagne également de certains défis. Le télétravail peut créer un fossé entre les employés et les managers, ce qui entraîne un manque de supervision. Les managers peuvent avoir des difficultés à mesurer la productivité, ce qui entraîne du stress, de l'anxiété et de mauvaises performances. Cela s'accompagne d'une perte d'autorité.

Mais comment les managers peuvent-ils superviser si les employés ne sont pas présents ?

En effet, travailler à la maisonavec tout le confort que nous connaissons, peut être source de distractions. Bien entendu, cela dépend de la volonté et de la concentration des employés.

La gestion d'une équipe à distance est compliquée si l'activité de l'entreprise nécessite une présence physique. Par exemple, il pourrait être contre-productif de travailler à distance pour une entreprise de peinture. Heureusement, pour la plupart des entreprises, il s'agit plus d'un avantage que d'un inconvénient. Les équipes de développement et les équipes numériques sont celles qui peuvent le plus bénéficier du travail à distance.

D'autres inconvénients de la gestion des employés à distance pourraient être la perte de contrôle sur la santé mentale. Pour ceux qui n'aiment pas travailler à distance, il semble difficile d'échapper à la solitude et au sentiment de ne pas réussir à travailler seul. Comme beaucoup d'entre vous le savent, le FOMO est la peur de manquerqui augmente également lorsque les employés travaillent à domicile et souhaitent être physiquement présents à un certain endroit.

La distance peut également entraîner des problèmes liés au rôle et aux responsabilités de chaque membre de l'équipe. Par exemple, il est plus facile de se soustraire à ses responsabilités et des malentendus peuvent survenir, l'obligation de rendre compte des responsabilités, des malentendus peuvent surgir, l'obligation de rendre des comptes peut être délicate ou la discussion sur les promotions peut être reportée.  

Comment faire un choix

En tant que manager, comment faire un choix efficace entre le travail à distance et le travail en face-à-face ?

Si l'une de vos craintes est la perte d'autorité, peut-être devriez-vous mettre en place une organisation agile pour responsabiliser les employésLes employés doivent être capables de partager leurs compétences et de déléguer certaines missions. Veillez à utiliser un bon outil de collaboration : une feuille de partage peut suffire, mais elle est de plus en plus utilisée, logiciels d'autogestion logiciels d'autogestion existent pour mettre en place une agile..  

Pour que les employés et les membres de l'équipe se sentent à l'aise, vous pouvez les encourager à communiquer, que ce soit par chat, réunionsmais aussi en recrutant des coachs pour apporter de l'agilité à votre entreprise pourrait également être bénéfique.
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La méthode la plus efficace pour gérer une équipe à distance

La confiance, le respect et le sens de l'organisation sont les meilleures compétences non techniques pour gérer une équipe à distance. Les managers peuvent rencontrer des difficultés à laisser les employés gérer les données lorsqu'ils travaillent à distance. Ils peuvent également se sentir stressés par l'efficacité des tâches car il est impossible de surveiller les employés en temps réel.

S'il est difficile de faire confiance à vos employés, vous devez prendre du recul et considérer la gestion des équipes à distance comme un investissement (je vous mets au défi de trouver un investissement qui ne soit pas risqué ! (Je vous mets au défi de trouver un investissement qui ne soit pas risqué !) Le risque ne serait ici qu'humain et non financier - nous avons vu pire ! Il est essentiel de privilégier le respect pour s'assurer que l'organisation offre un environnement de travail sain pour vous et les membres de votre équipe.

Travailler à domicile ne signifie pas être prêt à travailler à tout moment. Les réunions doivent être régulières, mais pas trop nombreuses ou inutiles, et se dérouler pendant les heures de travail. En même temps, les employés doivent être disponibles comme au bureau et ne pas disparaître derrière un écran. Encouragez chaque membre de l'équipe à distance à allumer sa caméra pendant les réunions, car cela contribue à maintenir la culture de l'entreprise.

L'utilisation d'une plateforme d'auto-organisation est une excellente méthode à mettre en œuvre dans votre organisation pour travailler de manière transparente au sein de votre équipe à distance. Tout d'abord, c'est un excellent moyen de s'assurer que les employés accomplissent leurs tâches et d'avoir une vision globale de ce qu'il reste à faire. Ensuite, elle permet aux employés de s'organiser et de se concentrer sur des objectifs.

Comment identifier les bons employés à distance et comment les préparer ?

Gérer avec succès une équipe à distance n'exclut pas une expérience médiocre. En effet, certains employés n'ont aucune compétence pour télétravailler efficacement. C'est donc aux managers de trouver les qualités de leurs employés pour s'assurer qu'ils peuvent les laisser travailler seuls, loin du bureau. Mais comment trouver de bons employés à distance ? Comment les tester pour maximiser leur productivité ?

Certaines compétences sont essentielles pour être un bon travailleur à distance. Sans surprise, un travailleur à distance doit être autonome et rigoureux pour maximiser l'efficacité de son travail en faisant les choses et en prenant de nouvelles décisions par lui-même.

La motivation est également importante, car il est plus facile d'accomplir une tâche lorsque les distractions sont moindres que la passion elle-même. En outre, la motivation nous permet de trouver des solutions lorsque des problèmes surviennent parce que nous nous sentons concernés par une certaine situation. Savoir gérer son temps et organiser son agenda quotidien est essentiel pour devenir un bon travailleur à distance.

Toutefois, il existe un dernier élément important et incontournable pour créer un environnement à distance de qualité : la technologie et l'autogestion. Il est essentiel de s'assurer que les employés à distance savent comment participer rapidement aux réunions virtuelles et publier leurs progrès sur le réseau social de leur entreprise. Cela permet à chacun de rester en phase avec la culture d'entreprise, une équipe dynamique, une supervision et, surtout, la productivité.‍

Comment préparer vos employés‍

Malgré tout, il est récurrent de voir des employés qui ne possèdent pas ces compétences alors qu'ils sont obligés de télétravailler. La solution consiste à les former pour maximiser leur efficacité.

Chaque manager doit être le plus présent possible, même virtuellement, et modifier les objectifs pour clarifier les missions des collaborateurs. Au début, nous recommandons aux managers de planifier des réunions récurrentes pour trouver tous les malentendus et les points que les membres de l'équipe peuvent avoir. C'est la première étape de la mise en place de l l'autogestion. Petit à petit, les employés seront capables de s'autogérer et de résoudre les problèmes par eux-mêmes.

Si les employés ne savent pas comment travailler à distance, les bons outils sont encore plus importants. Ils permettent aux employés de faire du brainstorming et de trouver des idées dans le travail de quelqu'un d'autre. C'est pourquoi les OKRsest populaire pendant ces périodes d'essai. Si vous trouvez un bon outil pour chaque employé, votre entreprise sera performante et si vous trouvez un leader à distance qui se sent à l'aise avec un outil de gestion de projet, n'hésitez pas à le laisser devenir le chef d'équipe.

Pour que cette décision soit efficace et convienne à l'ensemble de l'équipe, vous pouvez organiser des appels vidéo individuels. N'oubliez pas que la communication est la clé d'une excellente collaboration à distance. Talkspirit est un exemple d'outil de communication efficace qui vous permet de maintenir un canal de communication.

De nombreuses méthodes bien connues semblent être un bon point de départ pour mettre en œuvre une culture de l'autonomie. Les méthodes Scrum et Kanban peuvent apporter des éléments de réflexion pour réorganiser la façon de travailler. La meilleure façon de former les employés à travailler dans un environnement distant est de prendre conseil auprès de professionnels. SelfOrg Consulting est un exemple d'entreprise qui vise à aider les organisations à mettre en œuvre l'autogestion.

Comment maintenir la motivation d'une équipe à distance et soutenir les employés ?

Aujourd'hui, vos employés sont de bons travailleurs à distance, et c'est à vous de faire en sorte que cette situation évolue dans le bon sens. Il serait préférable que vous encouragiez une communication efficace au sein de votre entreprise afin de maintenir la fluidité entre les employés.

Donner un sens à toutes les missions est un excellent moyen d'éviter les distractions et de stimuler la motivation. Chaque employé devrait être inclus dans les résultats et les mises à jour de l'entreprise afin de générer un sentiment de réussite en temps réel. Il est impératif de reconnaître les travailleurs lorsqu'ils ont accompli une tâche avec succès.

Un défi unique relevé peut développer la motivation pendant plusieurs jours. Le comportement des managers est le point de connexion entre les employés et l'entreprise. C'est pourquoi il doit faire preuve de confiance, de disponibilité et de gentillesse pour inciter ses collaborateurs à faire de même.

Souhaitez-vous retour d'information de vos travailleurs ? Donnez-leur le vôtre. Vous voulez faire des bénéfices ? Motivez-les par une promotion s'ils le méritent. Vous sentez que l'essence de votre entreprise disparaît ? Organisez un cocktail virtuel !

Le secret consiste à transformer l'entreprise virtuelle en une seconde maison pour les travailleurs, où ils se sentent bien, écoutés et considérés.

Gérer une équipe en cas de crise

Pour que vous vous sentiez à l'aise avec la gestion à distance, nous devons tenir compte de l'écosystème actuel. Nous vivons une crise mondiale. Les règles sont les mêmes que celles que nous venons d'apprendre, sauf que le manager doit faire preuve de plus d'empathie et de compréhension. N'oubliez pas que les employés n'ont pas accepté de travailler à distance, ils y ont été contraints. C'est pourquoi ils peuvent se sentir effrayés, anxieux et désorientés.

Dans une période particulière comme celle-ci, il est important d'accepter que nous n'avons pas toutes les réponses et que certains experts peuvent diriger la situation. Une cellule psychologique est une bonne assurance pour s'assurer que tous les employés se sentent bien. Un logiciel complet et innovant peut représenter un gain de temps et d'énergie s'il permet à tous les employés de disposer de ce dont ils ont besoin pour travailler de manière efficace, rassurante et dans un environnement motivant. Holaspirit est un logiciel qui permet d'organiser l'autogestion dans votre entreprise avec tous les outils nécessaires.

Les managers doivent avant tout faire preuve d'optimisme dans ces moments-là. Mais, comme nous l'avons dit, ils sont le reflet de ce vers quoi certains employés peuvent parfois se tourner. Le monde change et notre façon de travailler évolue. Les opportunités se multiplient et les nouvelles façons de collaborer en équipe évoluent également. La technologie, par exemple, nous aide en ces temps difficiles, elle a donné aux travailleurs et aux dirigeants la possibilité de mettre en œuvre une méthode de travail plus saine et plus vertueuse.

Nous comprenons maintenant pourquoi La sociocratie, Holacracyscrum, et kanban sont de plus en plus populaires et demandées. A vous, travailleurs, managers, rêveurs, de trouver du sens à vos tâches et d'atteindre l'agilité et l'organisation au sein de vos entreprises.

Guide complet - Cinq conseils pour gérer une équipe à distance en 2021

1. Identifier les bons employés à distance et les préparer

- Choisissez des travailleurs autonomes et rigoureux pour vous assurer qu'ils travaillent efficacement et qu'ils peuvent prendre des décisions plus audacieuses par eux-mêmes.

- Susciter la motivation de vos employés pour faciliter l'accomplissement de leurs tâches et leur donner de la passion dans leur rôle.

- Démocratiser les routines quotidiennes en planifiant une réunion régulière et en mettant en place des OKR ou d'autres outils de gestion pour fixer des objectifs quotidiens. Tout d'abord, vous devez trouver un bon outil en fonction des profils de vos employés.

- Préparez-les à utiliser la technologie pour créer une bonne communication entre les employés, car cela représente le carburant de la productivité pendant une période de travail virtuel.

2. Mettre en place une organisation adaptée aux salariés et aux objectifs de l'entreprise

- L'organisation doit mettre en place une stratégie de télégestion réussie car elle permet aux employés d'avoir une vision globale de ce qu'il reste à faire.

- Si vos employés ont des difficultés à communiquer, habituez-les à utiliser un réseau social d'entreprise. Si vos employés ne savent pas comment organiser leur agenda quotidien, montrez-leur à quoi ressemble un bon logiciel de gestion.

- Soyez conscient de ce qui se fait dans la culture de travail. De nombreuses méthodes bien connues semblent être un bon point de départ pour mettre en œuvre une culture de l'autonomie. Les méthodes Scrum et Kanban peuvent apporter des éléments de réflexion pour réorganiser la façon de travailler.

3. Utiliser des outils

Voici une liste des meilleurs outils de Holaspirit pour maximiser la productivité et gagner en efficacité au sein de votre équipe.

1. Réunions tactiques : alignez votre quotidien sur celui de votre équipe et partez du bon pied.

2. Les OKR : un outil puissant pour aligner les objectifs de votre organisation sur ceux de l'équipe. Alignez et concentrez-vous pour obtenir des résultats plus audacieux.

3. Suivez vos projets : suivez vos processus et documentez-les dans un souci de clarté et de transparence pour les membres de votre équipe.

4. les listes de contrôle : elles permettent de savoir si les actions récurrentes sont effectuées correctement.

4. Apprendre à maintenir la motivation d'une équipe à distance

- Respectez, faites confiance, encouragez et félicitez. Les employés à distance ne sont pas des machines ; leur productivité dépend de la manière dont ils se sentent dans l'entreprise. Incluez chaque employé dans les résultats et les mises à jour de l'entreprise pour créer un sentiment de réussite en temps réel.

- Inspirer les employés en reflétant de bonnes vibrations. Le comportement des managers est le point de connexion entre les employés et l'entreprise.

Vous souhaitez obtenir un retour d'information de la part de vos travailleurs ? Donnez-leur le vôtre. Vous voulez faire des bénéfices ? Motivez-les par une promotion s'ils le méritent.

Le secret consiste à transformer l'entreprise virtuelle en une seconde maison où les travailleurs se sentent bien, écoutés et considérés.

5. Mise à jour du COVID : conseils pour gérer une équipe pendant la crise

N'oubliez pas que les employés n'ont pas accepté de travailler à distance - ils y ont été contraints. C'est pourquoi ils peuvent se sentir effrayés, anxieux et désorientés. Dans des moments particuliers comme celui-ci, il est important d'accepter que nous n'avons pas toutes les réponses et que des experts peuvent gérer la situation.

- Une cellule psychologique est une bonne assurance pour que tous les employés se sentent bien.

- Un logiciel complet et innovant peut représenter un gain de temps et d'énergie s'il permet à tous les employés de disposer de ce dont ils ont besoin pour travailler rapidement et dans un environnement rassurant et motivant.

Les managers doivent avant tout rester optimistes lors de ces périodes d'essai. Mais, comme nous l'avons dit, elles sont le reflet de ce à quoi certains employés peuvent se référer.

Les nouvelles technologies offrent aux travailleurs et aux dirigeants la possibilité de mettre en œuvre un mode de travail plus sain et plus vertueux.

Mettez votre équipe sur la bonne voie avec un travail à distance efficace et une auto-organisation avec Holaspirit - réservez un appel !