5 tactiques pour adapter votre entreprise à un monde VUCA

‍Il n'y a passi longtemps, les "plans quinquennaux" étaient monnaie courante. Une chose populaire.

Planification à long terme, objectifs fixes, structures verticales et hiérarchies, vous connaissez la chanson. Vous avez peut-être travaillé dans le cadre de ces structures. Mais quelque chose a changé... de manière significative.

Qu'il s'agisse d'un bond exaltant de la technologie ou de la mondialisation, les choses se sont définitivement accélérées et sont devenues moins faciles à prévoir.

C'est là qu'intervient l'acronyme VUCA.

Très à la mode, très réel, VUCA est l'abréviation de Volatile, Uncertain, Complex, and Ambiguous (volatile, incertain, complexe et ambigu), généralement appliqué au contexte dans lequel nous vivons.

Ces quatre caractéristiques de notre monde VUCA ne sont pas identiques, mais elles tendent à aller de pair à des degrés différents.

Plus un secteur est complexe et volatil, par exemple, plus il est difficile de le prévoir et donc plus il est incertain. Ce qui varie principalement, c'est la connaissance que l'on a de la situation et la précision avec laquelle on peut prédire les résultats possibles.

Voici un tableau tiré de la Harvard Business Review par Nathan Bennett et G. James Lemoine qui l'illustre parfaitement :

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Le concept de monde VUCA a été introduit par les militaires, mais il a été largement adopté par les organisations et les entreprises à but lucratif comme point de départ d'une stratégie de stratégique.

Attendez... VUCA est un point de départ pour le leadership stratégique ?

Oui. Oui, c'est vrai.

Pour mener à bien une stratégie d'entreprise dans un environnement VUCA, les dirigeants doivent accepter ce qu'ils ne savent pas et accepter que les choses puissent changer rapidement. C'est devenu un élément essentiel de la planification stratégique.

Pour faire face à la volatilité, à l'incertitude, à la complexité et à l'ambiguïté du monde des affaires, la stratégie et la mise en œuvre de tout plan de travail doivent être suffisamment souples pour s'adapter et manœuvrer.

C'est là qu'intervient le travail agile.

Travailler en mode agile (ou VUCA inversé)

Nous savons maintenant ce qu'est le VUCA, mais nous n'avons toujours pas d'idée sur la manière de le gérer.

L'incertitude fait partie de la vie, mais elle n'est pas très agréable dans un environnement de travail. C'est pourquoi, dans un environnement VUCA - où les tâches varient, les personnes changent, et où le marché est compétitif et attire donc notre attention en permanence sur la façon dont il change et sur la direction qu'il prend - une méthodologie de travail agile est essentielle.

Il y a quelque chose que nous pourrions appeler VUCA inversé, ou simplement l'autre côté de VUCA, qui énumère le type de valeurs qui peuvent aider les chefs d'entreprise à naviguer dans l'incertitude :

• La vision (ou la prévoyance stratégique et un bon leadership),
• Compréhension (grâce à l'analyse des données, au brainstorming, aux cartes d'empathie, aux études de marché),
• la clarté (la capacité à simplifier et à communiquer avec d'autres pour résoudre des problèmes complexes), et
• Agilité (capacité à s'adapter et à réagir rapidement au changement)

Pour intégrer ces valeurs dans une organisation, la collaboration, la confiance et la transparence sont essentielles. Et cela ne se fait pas tout seul.

McKinsey (2020) a déclaré dans un article écrit au plus fort de la pandémie de grippe aviaire que de nombreuses entreprises avaient adopté une approche agiles pour faire face à l'évolution des priorités de l'entreprise. Ils ont conclu que les entreprises ayant intégré des pratiques agiles dans leurs modèles opérationnels ont mieux géré l'impact de la crise que leurs homologues.

Pourquoi ?

Si, comme l'affirme McKinsey, une organisation est constituée non seulement d'équipes mais d'un réseau d'équipes au sein d'une culture centrée sur les personnes et guidée par un puissant objectif commun commun puissant de cocréer de la valeur, alors les équipes doivent être responsabilisées.

Si une équipe est responsabilisée, elle est en mesure de prendre ses propres décisions, d'échouer rapidement avec un risque moindre et d'apprendre rapidement.

Ces équipes :

• se faire confiance,
• ont des objectifs communs (comme les OKR),
• une ouverture totale sur les projets en cours, et
• un objectif commun plus élevé (un but)
• tout en travaillant avec les plus petits, rôles clairement définis et se concentrer
• pour rester sur la bonne voie et maîtriser les variables.

Tous ces éléments réunis font qu'une entreprise est beaucoup mieux préparée à faire face aux situations VUCA.

Objectifs à court terme, des équipes collaboratives auto-organisées des équipes collaboratives auto-organisées et guidées par les données, avec de petits objectifs réalisables, et la capacité de prendre leurs propres décisions nous permettent d'avancer plus rapidement.

Vous vous souvenez des plans quinquennaux dont nous avons parlé au début ? Dites-leur définitivement adieu.

Adieu aux objectifs à long terme ?

Oui et non.  

Les cycles de planification de scénarios annuels ou plus longs, qui prennent beaucoup de temps, semblent dépassés et irréalistes, sans parler de la perte de temps qu'ils représentent. Cela ne signifie pas que nous ne devrions pas fixer d'objectifs. En fait, OKR sont un moyen formidable et plus souple de le faire.

Et chaque équipe a besoin de ses propres KPI pour se mesurer et évaluer ses performances. Nous n'élaborons donc pas vraiment de plans à long terme, mais nous fixons beaucoup plus de points de contrôle en cours de route pour servir de thermomètre et d'outil permettant de s'adapter plus rapidement au changement.

Alors, à quoi ressemble l'approche agile dans la pratique ?

La méthode Agile a été créée à l'origine pour les équipes de développement de logiciels afin d'innover plus rapidement tout en répondant aux besoins des clients.

Aujourd'hui, les méthodologies agiles ont élargi leur champ d'action pour briser les silos organisationnels et stimuler la collaboration interfonctionnelle.

Qu'est-ce que cela change au quotidien ?

Des tâches, une communication et des objectifs hebdomadaires ou bihebdomadaires clairs.

En général, les équipes se réunissent tous les jours pour exposer brièvement ce sur quoi elles vont travailler ; au début de ce que l'on appelle généralement un sprint, il y a une session de planification et, à la fin de ce cycle, une rétrospective pour analyser le travail accompli, tirer les leçons des erreurs et planifier l'avenir.

Flux de travail clair et visualisé.

Pour ce faire, un tableau Kanban ou un tableau des tâches peut s'avérer utile pour optimiser le flux de travail. Un tableau Kanban typique utilise des notes autocollantes et comporte au moins trois colonnes : à l'extrême gauche, le carnet de commandes, au milieu, les travaux en cours et à l'extrême droite, les travaux terminés.

Il permet de communiquer facilement l'état d'avancement des projets et des tickets d'assistance. Il existe de nombreux outils en ligne comme Trello ou Asana pour cela, mais si vous souhaitez relier vos projets à votre organigramme et relier les opérations à la gouvernance et les processus de prise de décision, Holaspirit est l'outil qu'il vous faut.

Itération et essais constants.

Ce que l'on appelle généralement la culture bêta, où l'aspiration à la perfection est le pire ennemi possible, et où il est beaucoup plus productif d'itérer, de tester et de s'approcher progressivement d'un meilleur produit final.

Un retour d'information constant.

Tant les services externes que les services interne. Lors de rétrospectives, par le biais d'enquêtes, de tests de convivialité, de données sur l'activité des utilisateurs, etc. Mais écouter ce qui se passe réellement nous permet de garder les pieds sur terre.

Cinq mesures pour améliorer la préparation à l'environnement VUCA

Afin de survivre et de prospérer dans un monde VUCA, une organisation a besoin :

1. une vision claire de sa raison d'être et de ses objectifs,
2. la réflexion stratégique et le leadership pour y parvenir, avec tous les membres de l'équipe qui tirent dans la même direction,
3. des analyses et des routines pour mesurer les progrès en cours de route,
4. une culture d'entreprise qui s'affranchit des cloisonnements pour faire face à la complexité et à l'ambiguïté,
5. l'agilité pour répondre rapidement au changement.

Pour y parvenir, les organisations doivent faire preuve de discernement. Nous vous recommandons :

1. définir clairement définir l'objectif de l'organisation et s'assurer que chaque membre de l'équipe le comprend
2. accueillir des ateliers pour co-créer des objectifs engageants au niveau de l'organisation et de l'équipe
3. accueillir de courtes réunions tactiques hebdomadaires pour discuter des projets en cours et examiner les indicateurs clés
4. partager un organigramme visuel et documenter les rôles afin que chacun puisse savoir qui fait quoi
5. adopter un processus décisionnel inclusif qui vous permet de comprendre davantage de points de vue tout en prenant des décisions rapides, lors de réunions ou de manière asynchrone

Le Holaspirit vous aide à faire tout cela.

Si vous souhaitez qu'un membre de notre équipe vous montre comment faire et vous aide à mettre en place votre organisation, réservez un appel !

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