Comment Great Place To Work a mis en œuvre l'autogestion à l'aide de Holaspirit

Le chemin vers l'autogestion n'est pas vraiment une promenade de santé. Cependant, lorsqu'elle est bien menée, elle peut apporter une myriade d'avantages, tels que l'amélioration de la transparence, de l'autonomie et de la prise de décision. C'est ce qui a motivé Great Place To Work Netherlands à mettre en œuvre l'autogestion en premier lieu. 

Great Place To Work aide les organisations à améliorer l'expérience de leurs employés et à retenir leurs talents, par le biais de programmes de certification, de coaching et d'enquêtes sur l'engagement. L'entreprise appartient à UKG, un fournisseur américain de logiciels de ressources humaines qui compte environ 15 000 employés. Cependant, tous ses bureaux sont détenus et gérés localement.

Voici quelques données clés sur Great Place To Work:

• 10 millions de salariés interrogés dans le monde
• 18 000 entreprises soutenues dans 170 pays
• 50 bureaux dans le monde

René Brouwers est chef de cercle et copropriétaire du bureau néerlandais de Great Place To Work. Il a mis en place le programme Holaspirit dans son organisation il y a un an et demi, afin de soutenir les pratiques d'autogestion. Dans cet article, il explique pourquoi il a décidé de faire ce changement, comment il a mis en œuvre Holaspirit et le holacracy cadreet comment son équipe en bénéficie aujourd'hui.

Un long chemin vers le changement

A partir d'une équipe autogérée...

Rene Brouwers : Il y a sept ans, Great Place To Work a été racheté par de nouveaux propriétaires qui pratiquaient l'autogestion. Ils m'ont alors engagé en tant que CEO d'une équipe autogérée, pour le bureau néerlandais. Je n'avais aucune idée de ce que signifiait l'autogestionJe n'avais aucune idée de ce que signifiait l'autogestion, et mon équipe non plus, car elle était habituée à une structure hiérarchique. Mais j'étais impatient d'en savoir plus.

Créer un lieu de travail agréable pour tous est notre produit de base. Nous voulons donc mettre en pratique ce que nous prêchons et construire une entreprise basée sur la confiance. Nous avons obtenu d'excellents résultats dans ce domaine. Cependant, le plus grand défi était que les employés de cette structure autogérée n'avaient aucune idée de leurs responsabilités et de leurs indicateurs clés de performance. Ils étaient autonomes, mais ils manquaient de structure, d'orientation et de clarté. 

Au bout de deux ans, certains collègues sont venus me voir et m'ont dit : "Vous savez quoi, cette autogestion ne fonctionne pas. Nous avons besoin de quelqu'un qui nous dise quelle est la stratégie, comment y parvenir et ce que nous faisons de bien ou de moins bien, aka nous voulons un vrai PDG."

...à une hiérarchie traditionnelle...

Comme nous étions une équipe autogérée, j'ai dit : "Excellente idée, mais vous devez me licencier de mon poste actuel et me réembaucher dans ce nouveau poste. Sinon, ce changement majeur ne fonctionnera pas".

J'ai donc quitté mon emploi. Nous avons changé le système. Et j'ai postulé à nouveau pour le nouvel emploi. On m'a réembauché en tant que directeur général d'une équipe traditionnelle, et non d'une équipe autogérée.

À l'époque, nous avions simplement besoin d'une direction hiérarchique pour prendre des décisions, donner des orientations et des conseils. C'était la meilleure chose à faire. Et cela a très bien fonctionné.

...à une organisation holacratique

Il y a environ trois ans, nous avons décidé de revenir lentement à l'autogestion et avons pris diverses mesures pour y parvenir. L'une des premières a été notre processus de prise de décision, qui est passé du consensus au consentement. Ensuite, nous avons adopté une transparence sur des sujets tels que les salaires. Enfin, la structure des réunions a été modifiée. 

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Cependant, pour que l'autogestion soit réellement opérationnelle et pérenne, nous devions formaliser les choses. Pour ce faire, nous avions besoin d'un modèle et d'un outil. Nous avons fait des recherches sur les différents modèles de gouvernance capables de soutenir l'autogestion, et nous avons fini par choisir holacracy.

Nous avons demandé à Energized.org, une société de conseil basée aux Pays-Bas, de nous aider à mettre en œuvre holacracy et à trouver un outil d'autogestion. Nous avons d'abord consulté Glassfrog, très bien centré sur holacracy, puis Holaspiritqui avait un champ d'application plus large allant au-delà de holacracy, ainsi qu'une bonne expérience utilisateur. Sur cette base, nous avons décidé d'opter pour Holaspirit.

Mise en œuvre de holacracy et Holaspirit

Certaines personnes ont suivi des cours sur holacracy-que nous appelons maintenant "holacracy heroes". Nous avons ensuite commencé à mettre en œuvre holacracy et Holaspirit au sein de l'équipe marketing. Nous nous sommes familiarisés avec les différentes fonctionnalités, telles que les rôles, les réunions et les KPI. Au bout de trois mois, nous avons décidé d'ajouter le reste de l'entreprise à Holaspirit.

Entre les premières discussions sur la formalisation des choses et la mise en place de la première équipe, il nous a fallu environ 8 mois, puis environ un an pour nous mettre au diapason avec holacracy dans l'ensemble de l'équipe. 

Maintenant que tout le monde est à bord, nous avons constaté des changements très positifs au sein de l'équipe. 

Défis liés à la mise en œuvre de l'autogestion

Bien entendu, la mise en œuvre de l'autogestion s'accompagne de nombreux défis, en particulier si vous êtes habitué à ce que quelqu'un vous dise ce que vous devez faire chaque jour.

L'impact de la hiérarchie traditionnelle

Ce que beaucoup de gens ont du mal à comprendre, c'est qu'il ne s'agit pas de vous, mais du rôle que vous représentez à un moment donné. Nous ne sommes pas là pour vous dire que vous ne faites pas votre travail. Nous disons plutôt qu'un rôle ne fait pas ce que l'on attend de lui. Il peut être difficile pour les gens de dissocier cela, en particulier pour ceux qui ont une longue expérience des organisations traditionnelles.

Pour aider ces personnes, vous pouvez adopter diverses pratiques, par exemple vous tenir derrière votre chaise pour représenter un rôle qui est assis sur la chaise (au lieu de vous asseoir sur une chaise). Cela peut aider les gens à changer d'état d'esprit.

L'impact de la culture

Votre culture peut également avoir un impact sur votre façon de voir les choses. Aux Pays-Bas, par exemple, nous sommes plus habitués à un processus de prise de décision partagée, ce qui a des effets à la fois positifs et négatifs. L'aspect positif est que les gens acceptent de s'exprimer. L'inconvénient, c'est que parfois, la décision n'est pas prise. Et c'est exactement ce qui nous est arrivé dans le passé. Vous essayez d'obtenir un consensus, mais cela ne fonctionne pas et aucune décision n'est prise.

L'importance de suivre les lignes directrices

S'entraîner constamment et suivre les lignes directrices peut être d'une grande aide pour relever ces défis. Dans les moments difficiles, on a tendance à trouver des solutions de facilité, comme des solutions de contournement, mais ce n'est pas la bonne façon de procéder. Comme pour tout autre changement, il faut jouer le jeu pour que cela fonctionne.

C'est pourquoi nous essayons de nous conformer pleinement à la la constitution. Mais cela ne veut pas dire que les choses ne peuvent pas changer. Il nous est arrivé une fois de devoir clarifier des points tels que : qui est responsable de licencier des personnes ? Qui décide du salaire d'une personne ? Dans ce cas, nous pouvons faire des suggestions et avoir des discussions à ce sujet.

Parfois, nous faisons aussi des choses qui ne sont pas totalement conformes à la Constitution, parce que c'est ce qui nous convient le mieux. Par exemple, nous tenons toujours des réunions trimestrielles à Holaspirit, même si cela ne fait pas partie de holacracy.

Comment nous utilisons Holaspirit

Rôles, réunions, projets et OKR

Holaspirit nous aide à apporter de la clarté dans l'équipe. Nous utilisons l'organigramme organigramme pour clarifier qui est responsable de quel rôle, ainsi que pour définir l'objectif et les responsabilités de chaque rôle. 

‍Holaspiritaussi apporte une structure à nos réunions. Il nous permet d'organiser des réunions stratégiques, des réunions de travail, ainsi que des réunions de gouvernance non officielles (où nous réunissons quatre responsables de cercles pour discuter ensemble).

L'application L'application Projets nous aide à organiser nos projets et nos tâches, et à nous assurer que tout le monde est au courant de ce qui doit être fait.

Cette année, nous avons également commencé à utiliser les OKR (objectifs et résultats clés) . Cette année, nous avons également commencé à utiliser le cadre OKR (objectifs et résultats clés). Cela devrait nous aider à d'obtenir un meilleur alignement sur la stratégie, mais aussi de comprendre quels projets sont liés à quels objectifs.

Développement des performances

Nous utilisons également Holaspirit pour apporter de la transparence à notre processus de développement des performances, qui est basé sur un système de retour d'information à 360°.

Chaque année, nous demandons à nos collaborateurs d'évaluer leurs performances mutuelles sur la base d'un questionnaire fixe qui dépend de notre rôle et de notre niveau de salaire. Sur la base de cette évaluation des performances, nous obtenons un profil (leader, professionnel, polyvalent, expert, etc.) et un niveau (junior, moyen, senior, extraordinaire) qui sont ensuite ajoutés à Holaspirit.

Nous avons créé quelques champs personnalisés sur notre plateforme pour savoir où les personnes sont classées et ce que l'on attend d'elles, non seulement en fonction de leur rôle, mais aussi en fonction de leurs performances et de leur niveau d'expérience. Cela se traduit par une plus grande clarté, mais aussi par un salaire plus adapté.

Plus de clarté et d'autonomie au travail

La mise en œuvre de holacracy nous a permis d'obtenir une combinaison d'autonomie et de clarté au travail. Comme les gens savent maintenant ce qu'on attend d'eux, ils peuvent travailler de manière autonome et prendre des décisions liées à leur rôle, sans devoir constamment obtenir l'approbation de tout le monde.

Au cours des deux dernières années, nous avons réalisé des enquêtes d'engagement au sein de l'équipe et constaté des améliorations dans deux domaines : la liberté et la clarté. En conséquence, notre indice de confiance est aujourd'hui de 96 sur 100! 

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Holaspirit a également amélioré la façon dont nous menons nos réunions. Le fait de pouvoir accéder aux rapports de réunion des différents cercles nous permet de savoir ce qui se passe et de prendre des décisions en connaissance de cause. De plus, comme tous les comptes rendus de réunions sont dans Holaspirit, nous n'avons pas besoin de demander à quelqu'un de rédiger un rapport par la suite. 

C'est très pratique lorsque nous recevons des auditeurs ISO 27001. Nous pouvons simplement leur remettre les rapports de nos réunions trimestrielles pour leur montrer ce dont nous avons discuté, ce qui facilite le processus d'audit.

En conclusion

Daniel H. Pink affirme dans son livre "Drive" que les gens sont motivés par la maîtrise, l'autonomie et le but. Cela signifie que ce n'est pas le salaire qui les fait s'épanouir, mais le fait de savoir que leur travail a un sens et un impact, et qu'ils s'améliorent chaque jour. 

La mise en œuvre de l'autogestion à l'aide d'un outil comme Holaspirit est un excellent moyen de créer un objectif et de soutenir le développement des employés. En effet, avec holacracy, les personnes ne sont pas liées par des descriptions de poste. Ils peuvent assumer un nouveau rôle en fonction de leurs compétences, de leurs expériences et de leurs connaissances, et continuer à évoluer au sein de l'organisation. Cette flexibilité, associée à la transparence et à l'autonomie, est un bon levier pour attirer et retenir les talents dans l'organisation. 

C'est une chose dont Great Place To Work est très consciente. À l'heure actuelle, d'autres bureaux européens (par exemple, Great Place To Work Autriche) expérimentent également Holaspirit, et nous espérons que davantage d'équipes en bénéficieront. 

Si vous aussi, vous cherchez à mettre en œuvre l'autogestion à l'aide de holacracy ou de tout autre cadre, alors contactez-nous!